טיפים ומאמרים

עולם העסקים הוא עולם דינאמי והדבר נכון גם לגבי משרדים ותכולתם. משרדים נפתחים ונסגרים בהתאם לצרכי העסק המשתנים וכך גם תכולתם – מתרחבת, מצטמצמת ומועברת ממקום למקום. אם אצל אנשים פרטיים העברות הן "פרויקט" משמעותי, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בעסק. אלה נקודות מפתח, על תהליך הובלות משרדים מקצועי וכמה טיפים מסייעים:

מה צריך לדעת לפני ההובלה?
לפני ההובלה, חשוב כמובן להחליט מה מעבירים ומה לא. חלק מהחפצים, ייתכן שתרצו לזרוק בהזדמנות זו או לתרום. ריהוט כמו כסאות, יש בעסקים בכמויות גדולות יחסית. אך ייתכן שיש כבר ציוד מקביל במשרד אליו עוברים, אם אתם שוכרים אותו מאובזר.
האם ומה תרצו להעביר בעצמכם? סוג אחד של חפצים שבולט מאוד בהקשר זה, הוא כאלה שבהם שמור מידע רגיש. זה יכול להיות חומר כתוב, מדיות אחסון, מכשירי הקלטה ועוד. למעשה, אפילו מדפסות עסקיות כוללות כיום מעט אחסון מובנה, אשר עשוי לאחסן מסמכים רגישים.
האם תזדקקו לעזרה באריזה ובפריקה? חברת ההובלות עשויה להציע שרות כזה וגם לספק עזרי אריזה שונים (כמו קרטונים וסרט הדבקה).
חיוני לבדוק מראש ולדעת, לגבי נוחות ואופני הגישה למשרדים, מבחינת המובילים. הכוונה להיבטים כמו חנייה זמינה, המרחק מהחניה לכניסה, המידה בה מרווחים חדרי המדרגות והמעליות – כל אלה צריכים להילקח בחשבון מראש.

איך עובד תהליך הובלת המשרדים?
כאשר אתם כבר יודעים מה תרצו להעביר, יש לבחור מובילים.
בירור פרטים עם המובילים וההסכם איתם, יהיו גם חלק מתכנון וניהול הזמנים במסגרת ההעברה.
זאת, מאחר שתצטרכו לקבוע מועדי העברה שמתאימים לכם מבחינה עסקית, אבל גם כאלה שמתאימים למובילים. קחו בחשבון גם חריגות אפשריות מהזמנים, שהן לרוב יותר בכיוון של עיכובים ושל זמן רב יותר ממה שתוכנן.
אריזה וסימון הם כמובן שלב חיוני לפני ההעברה. את הפריטים תפרידו לסוגים שונים, באופן שיקל על אריזתם ומיונם. רישום הפריטים (על הקרטונים ואצלכם בנפרד) יסייע לוודא שהכול עבר בשלום (תרתי משמע).
לפני ההובלה עצמה, חשוב שגם תתכננו ותדעו כיצד בכוונתכם למקם את הציוד המועבר, ביעד ההובלה. זאת, מאחר שסביר שהוא לא בנוי ומחולק פנימית, בצורה זהה ובאותם ממדים. אפילו היבט קטן לכאורה כמו מיקום שקעי חשמל, עשוי לסבך התמקמות מהירה ביעד.
לפני ההעברה עצמה, חיוני לעדכן את המובילים בכל הפרטים שעשויים להיות חשובים. מועדים וכתובות, אמורים להיות אצלם כבר משלב החתימה על ההסכם. הוסיפו לכך פרטים על אנשי קשר ועדכנו אותם כמובן בכל שינוי רלוונטי. למשל פריטים נוספים שמבקשים להעביר או סיבוך חדש, דוגמת עבודות בכביש ליד יעד ההובלה.
לאחר מכן ישנם כמובן שלבי העברה וסידור מחדש של הציוד ביעד. ככל שהתכנון מראש היה טוב יותר וככל שתנהלו את התהליך כפרויקט עסקי לכל דבר, כך המעבר יהיה חלק ויפריע פחות לתפקוד השוטף.

דברים שכדאי לשאול את חברת הובלת המשרדים
בשיחה ראשונה עם מובילים, מומלץ מאוד לשאול האם הם עובדים עם הסכם בכתב והאם הם יגיעו לראות את המקום לפני הצעת המחיר וההסכם? ההגעה נחוצה, בכדי שהמובילים יוכלו לראות בדיוק כמה אנשים וזמן יידרשו ואיזה רכב או ציוד אחר דרוש. אם התשובות שליליות לאחת מהשאלות האלה, כדאי לחפש חברת הובלה אחרת. ככל שיש לכם ציוד כבד יחסית להעברה, כדאי להתייעץ בנידון עם המובילים מראש. הובלת ציוד כבד עשויה לדרוש ציוד מיוחד או להתנהל מהר יותר בסיוע עזרים כמו מנוף הובלות. עוד היבט חשוב במיוחד לעסקים, הוא נושא ביטוח ההובלות. "ביטוח רכבי הובלה" כבודו במקומו מונח, אבל מה שחשוב עבורכם כלקוחות, הוא בעיקר ביטוח "רכוש במעבר" / "סחורה בהעברה".

טיפים חשובים להובלת משרדים
קחו בחשבון, שמועדי ההובלה (חודש, יום בשבוע, שעות) משליכים גם על עלותה, בגלל שינויים ברמות הביקוש להובלות. בתחילת חודש למשל, הביקוש והמחיר עולים.
כדאי לקחת בחשבון גם את מזג האוויר, ככל שניתן לעשות זאת מראש. זאת, מאחר שתופעות כמו ערפל כבד, שלג או קרח על הכביש, למרות שאינן מתרחשות כל הזמן, עלולות להפריע להובלות באופן משמעותי.
לגבי מהירות ההעברה, הנטייה היא כמובן לרצות לזרז עניינים ככל הניתן. שימו לב, שהדבר לא יבוא על חשבון בטיחות ופגיעה בציוד שמועבר. החשוב ביותר למעשה – עמידה בזמנים. מבחינה זו, עדיף חברה יותר פדנטית ומקצועית, מחאפרים שזורקים את הציוד שלכם מהאחד לשני ולמשאית.
סוג ציוד שבולט מאוד במשרדים כיום וכלול בציוד שמעבירים, הוא ציוד אלקטרוני כמו מדפסות ומחשבים במיוחד. בהקשר זה, כדאי לזכור את היבטי המידע הרגיש שעשוי להיות מאוחסן בציוד זה וכן את רגישותו הפיזית (למשל צגים שעשויים להישרט או להישבר).
כאשר יש פריטים רבים להעברה, תרצו לדעת סדר גודל של הנפח הדרוש להעברה. זאת, בכדי לדעת כמה נפח דרוש ברכבי ההובלה (שלכם או של המובילים) או כמה קרטונים דרושים לאריזה. מושג כללי על כך, ניתן לקבל בסקירת החפצים הגדולים ביותר. בכלל, חפצים אלה (דוגמת מדפסת משרדית גדולה במיוחד) יכתיבו פעמים רבות החלטות מרכזיות לגבי אופן ההובלה. סביבם ובתוכם, ניתן פעמים רבות לארוז את החפצים הקטנים יותר (למשל ארון ובתוכו קלסרים). אפשרות נוספת, היא לפרק חפצים גדולים, במידה והדבר פשוט ומהיר.

באדיבות אתר טוב תודה.