עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
המעבר למשרד חדש יכול להיות הצעד העסקי המשמעותי ביותר שחברה מבצעת. מעבר כזה יכול להיעשות מתוך רצון להתרחב, להתמקם באזור חדש, לשדרג את סביבת העבודה או לשפר את תנאי העובדים. עם זאת, הוא נחשב לאחד הפרויקטים המורכבים ביותר מבחינה לוגיסטית: צריך לתכנן את העברת מאות פריטים, לנהל ציוד רגיש, לשמור על רציפות העסק ולהתמודד עם דרישות רגולטוריות ובטיחותיות. כתוצאה מכך, כל מי שעמד מול מעבר משרד יודע שהצלחת התהליך תלויה בשילוב של תכנון קפדני, בחירת שירותים מקצועיים וניהול נכון של כל שלב.
מעבר קטן יחייב מספר קטן של עובדים ומשאית אחת, בעוד שמעבר של משרדים גדולים דורש ציוד מיוחד, מספר משאיות, צוותים שונים ותיאום בין מחלקות. לכן חשוב לשבת בתחילת הדרך ולהגדיר את היקף הפרויקט: כמה עובדים מעורבים, אילו מחלקות מושפעות, מה תאריך היעד והאם יש צורך במעבר בשלבים. הבנה מדויקת תסייע לבחור את סוג השירות הדרוש – החל משירות בסיסי של הובלה ועד לשירות מלא הכולל אריזה, פירוק, התקנת ציוד טכנולוגי וניהול פרויקט הכולל.
שירות הובלה בלבד; שירות אריזה ופירוק ריהוט; שירות של פירוק והתקנה של מערכות מחשוב ותקשורת; ושירות ניהול פרויקט כולל. חברות רבות מציעות גם שירותי אחסנה זמניים, תחזוקה של ציוד בזמן האחסון, ושירותי ניקיון ופינוי. בעת בחירת החברה חשוב לבדוק מה היא כוללת בהצעת המחיר ומה דורש תשלום נוסף. לדוגמה, הובלה של שרתי נתונים דורשת אריזה מיוחדת וביטוח מורחב, ולרוב מדובר בשירות בתוספת מחיר. מצד שני, חלק מהחברות כוללות זאת כחלק מחבילה כוללת.
המומחים ממליצים להתחיל בתכנון לפחות כמה חודשים מראש כדי להכין רשימת ציוד, לוח זמנים וסדרי עדיפויות. תהליך התכנון צריך לכלול מיפוי של הציוד הקיים: ריהוט, ציוד מחשוב, מסמכים, חומרים מסווגים וציוד נלווה. מיפוי כזה לא רק מסייע לוודא שכל פריט יגיע ליעדו, אלא גם מציף נקודות בעייתיות כמו ריהוט שאינו מתאים למבנה החדש, ציוד מיותר שניתן לתרום או למסור, ומכשירים שמצריכים פירוק מקצועי. בעת המיפוי ניתן גם להחליט אילו פריטים להעביר, אילו לחדש ואילו להשאיר מאחור.
כאן מומלץ להשקיע בחומרי אריזה איכותיים ובשיטות סימון ברורות: ריפוד פצפצים למחשבים ומסכים, קופסאות חזקות לריהוט, וצבעים שונים או מספרים שמקשרים בין הארגז ליעדו הסופי. מומחים בתחום מדגישים שסימון מדויק של כל קופסה לפי המחלקה והחדר אליו היא מיועדת חוסך זמן בפריקה ומונע בלבול. אפשר להיעזר בתוכנות לניהול מלאי או בגיליונות אלקטרוניים כדי לייצר רשימה מקיפה, שגם תסייע בהתמודדות עם חברת הביטוח במקרה של נזק או אובדן.
ראשית יש לבצע גיבוי מלא של כל הנתונים, כדי למנוע אובדן מידע. לאחר מכן יש לצלם את חיבורי הכבלים ולסמן אותם כדי להבטיח הרכבה מדויקת במשרד החדש. מומלץ להיעזר באנשי IT פנימיים או חיצוניים שיפקחו על הפירוק וההרכבה ויוודאו שהכל מחובר שוב בצורה תקינה. חלק מחברות ההובלה מציעות שירותי IT כחלק מהשירות; בדקו אם זה מתאים לכם או אם תרצו לעבוד עם הספק הקבוע שלכם.
התקציב צריך לכלול את עלות ההובלה, האחסון (במידה ויש צורך), שירותי האריזה והפירוק, רכישת ציוד או ריהוט חדש, שדרוג תשתיות במשרד החדש וביטוחים. בנוסף, חשוב לקבוע רזרבה של 10-20 אחוז מהתקציב לתקלות בלתי צפויות. בתקציב כדאי לשקלל גם הוצאות עקיפות כגון ארוחות לצוות בזמן המעבר, עבודת לילה במידה שההובלה מתבצעת בשעות לא רגילות, או תשלום נוסף עבור שעות עבודה נוספות של העובדים.
מומלץ לקבוע פגישות הסברה לעובדים כדי לפרוס בפניהם את לוחות הזמנים, להסביר מה נדרש מהם ומי אחראי על מה. שיתוף העובדים מונע חרדה ומעלה את המוטיבציה. בנוסף, חשוב להודיע מראש ללקוחות ולספקים על המעבר, לספק להם את הכתובת החדשה ולעדכן בלוחות הזמנים. חברה שמפעילה מערך שירות לקוחות צריכה לדאוג לכך שיהיה כוח אדם זמין לענות לפניות במהלך המעבר, ולעדכן את הטלפונים והמספרים החדשים.
יש לבחור נציג או צוות שינהל את האירוע בשטח, כדי לקבל החלטות בזמן אמת. המובילים צריכים לדעת לאיזה חדר כל פריט שייך, וכדאי להצטייד בעותקים מודפסים של מפת המשרד החדש. מומלץ להשאיר מעבר פנוי לצוות ההובלה ולהימנע מהצטברות של אנשים או ציוד סביב הדלתות. בתום ההובלה, יש לבצע בדיקת ציוד ולוודא שלא נגרם נזק ושכל הפריטים הגיעו ליעדם.
כדאי להתחיל בהתקנת תשתיות החשמל והתקשורת, ולאחר מכן לחבר את המחשבים והשרתים. לאחר שהמערכות המרכזיות עובדות, ניתן להתחיל בפריקה של ריהוט ומסמכים. זה זמן טוב לבצע ארגון מחדש של סביבת העבודה: לשפר את הסידור הפנימי, להקצות חדרי ישיבות ולעצב פינות מנוחה לעובדים.
דחייה של ההכנות לרגע האחרון, בחירת חברת הובלה ללא ניסיון מקצועי, ויתור על ביטוח לציוד או חוסר תקשורת עם העובדים. טעויות אלה עלולות לגרום להוצאות מיותרות, עיכובים ופגיעה במורל. עוד טעות נפוצה היא לא לתאם עם הנהלת הבניין והשכנים. אם לא מתאמים מראש, ייתכן שלא תהיה מעלית פנויה או שרחבת הטעינה תהיה עמוסה; תיאום מוקדם ימנע בעיות.
לאחר שהכל חזר לשגרה, מומלץ להיפגש עם הצוותים המעורבים וללמוד מה עבד טוב ומה ניתן לשפר במעבר הבא. תוכלו לגלות נקודות לשיפור, כגון דרכים לשפר את רשימות המלאי, אופן סימון הארגזים, תקשורת טובה יותר עם העובדים, או שיטת פריקה יעילה יותר.
