עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
הובלת משרד אינה עניין של מה בכך. מעבר למשרד חדש מסמן שלב משמעותי במעגל החיים של העסק: הוא עשוי לבטא צמיחה, שינוי תפיסה, התרחבות לפעילות חדשה או פשוט התאמה לצרכים המשתנים של העובדים והלקוחות. יחד עם זאת, הוא דורש תכנון מוקפד, ניהול נכון של משאבים, אבטחת מידע וציוד רגיש, והכי חשוב – המשכיות עסקית.
מאמר זה נכתב על בסיס ניסיון מצטבר של מקצוענים בתחום ושיחות עם מנהלי עסקים שעברו מספר מעברי משרדים בהצלחה. מטרתנו היא להעניק לכם ארגז כלים עם טיפים פרקטיים שיאפשרו להפוך את התהליך ממפרך לאפקטיבי ונעים.
הכנה ותכנון מוקדם הם המפתח לכל הובלת משרד מוצלחת. מומחים ממליצים להתחיל לארגן את המעבר חודשים מראש, כדי לאפשר מספיק זמן למיון, אריזה, גיוס בעלי מקצוע ולהפתעות בלתי צפויות. תכנון מאפשר לצמצם עצירות והפרעות לשגרת העבודה, ולהבטיח שכל הציוד והמסמכים יגיעו בבטחה למשרד החדש.
אחד מכלי העבודה החשובים ביותר הוא רשימת משימות – צ’ק־ליסט – שמפרט מה צריך לעשות ומתי. ברשימה יש לכלול פריטים כמו:
רשימה כזו עוזרת לא לשכוח פרטים קריטיים ומאפשרת תחושת שליטה וארגון.
בתהליך ההובלה כדאי לנצל את ההזדמנות לבצע מיון יסודי של הציוד. עסקים נוטים לאגור לאורך השנים ניירת מיותרת, ריהוט ישן או ציוד שכבר לא נמצא בשימוש. לפני שמארזים הכל, מומלץ להחליט מה באמת נחוץ במשרד החדש ומה אפשר למכור או לתרום. מחקרים על ניהול מעברים מציעים לתת זמן לעובדים למיין את חפציהם ולתרום או למחזר פריטים שהם לא זקוקים להם. כך תוכלו לחסוך עלויות הובלה וגם להיכנס למשרד החדש עם חפצים רלוונטיים בלבד.
אחד השלבים החשובים בתהליך הוא בחירת חברת ההובלות. בהובלת משרד נדרש ניסיון מיוחד: צריך לדעת לטפל בציוד טכנולוגי רגיש, לשמור על סודיות, לעבוד על פי לוחות זמנים קפדניים ולהיות ערוכים להפתעות.
מעבר למובילים, במקרים רבים תצטרכו להזמין גם אנשי מקצוע אחרים: טכנאי תקשורת, מתקין מערכות מיזוג או טכנאי חשמל. כדאי ליצור קשרים עם בעלי מקצוע כאלה מראש ולתאם את הגעתם למשרד החדש בזמן הנכון. כך תקטינו את הסיכון לעיכובים בפתיחת המשרד.
שלב חשוב וחיוני הוא אריזת הציוד וסימונו. באריזה נכונה תמצא שילוב של יעילות ושמירה על הציוד. זה מתחיל במיון נכון ומסתיים בסימון ברור.
לכל קופסה וחפץ יש מספר סידורי ברשימת המלאי. רשימה זו עוזרת במהלך הפריקה ומאפשרת לתעד מה הועבר, מה חסר ומה ניזוק. מומלץ להשתמש בגיליון דיגיטלי או בתוכנת ניהול פשוטה; כך תוכלו לנהל ולעדכן את הרשימה בזמן אמת.
ציוד מחשבים, שרתים ומערכות תקשורת הם הלב הפועם של כל משרד מודרני. טיפול לא נכון בהם עלול לגרום לנזק שעלות התיקון שלו גבוהה. לכן יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לציוד זה.
לפני שנוגעים בכבלי המחשבים, יש לגבות את כל המידע הקריטי. גיבוי מלא אל ענן או לשרת חיצוני – ואף גיבוי נוסף על דיסק נייד – יבטיח שהמידע לא ייעלם. אחסון גיבויים בכמה מקומות שונים יגן עליכם מפני תקלות או אסונות.
ניתן לצלם כל כבל וחיבור לפני שמנתקים אותו, כדי לשחזר בקלות את החיבורים במקום החדש. סימון כבלים בצבעים שונים או באותיות יחודיות יקל מאוד על המתקינים.
הובלת משרד משפיעה על סדר היום של העובדים ועל קשר העסק עם הלקוחות. תקשורת נכונה תבטיח שהתהליך לא יפגע בשגרה ותסייע בהצלחתו.
רצוי לערוך ישיבות הסברה עם העובדים ולהצמיד להם תאריכי יעד. אמרו להם מראש על מועד האריזה, על יום המעבר ועל פרק הזמן שייקח לחזור לשגרה. קווים מנחים ברורים מצמצמים מתח ומציבים ציפיות נכונות. מחקרים מצביעים על כך שתקשורת עקבית מגבירה מעורבות ומפחיתה חרדה. כדאי גם לאפשר לעובדים להביא רעיונות – לעיתים הם יציעו פתרונות יצירתיים שלא חשבתם עליהם.
כדאי להוציא הודעה מסודרת ללקוחות ולספקים לגבי תאריך המעבר ולתת הוראות ליצירת קשר בימים שלאחר ההובלה. שימוש בערוצים כמו מייל, רשתות חברתיות ואף הודעות SMS יבטיח שלא יפספסו את ההודעה. חברות רבות מציינות את שינוי הכתובת גם באתר ובחתימות המייל כדי להבטיח שהמידע זמין לכל מי שמתקשר איתן.
פרט חשוב הוא להודיע לבנייני משרדים ולשכנים על המעבר. יש לתאם איתם זמינות מעלית משא, חניות למשאיות, ולוודא שהעבודה אינה מתנגשת עם פעילותם. אם מדובר בבניין רב-קומות, יש לברר האם ניתן להשתמש במנוף חיצוני לציוד כבד ובאילו שעות מותר להפעיל אותו.
תקציב המעבר צריך לכלול מגוון סעיפים. מעבר בלתי מתוקצב כראוי עלול לגרום להוצאות מפתיעות. להלן מספר היבטים שכדאי לקחת בחשבון:
מקורות מקצועיים ממליצים לכלול סעיף תקציבי להוצאות בלתי צפויות – “כרית ביטחון” – כדי לא להיכנס למצב של לחץ כלכלי.
מעבר משרד מערב לא מעט סיכונים פיזיים ומידעיים; חשוב לשמור על בטיחות העובדים והציוד.
ציוד מחשוב מכיל נתונים חשובים או מסווגים. שמירה על האבטחה מחייבת:
במקרה של נזק לציוד או אובדן מסמכים, יש לדווח מיד לחברת ההובלה ולחברת הביטוח. תיעוד של כל האירוע יקל על קבלת פיצוי ועל הימנעות מחזרה על הטעות.
מעבר משרד אינו רק מעבר פיזי – זו גם הזדמנות להתחדש. כדאי לשקול שינויים שמשפרים את חוויית העובדים:
זהו היום בו כל ההכנות יוצאות לפועל. כדי לעבור אותו בשלום, חשוב להיות בשליטה על כל פרט: מיקום המשאיות, ניהול הצוותים והקפדה על לוחות זמנים. להלן כמה המלצות ליום המעבר:
לאחר שהציוד הגיע למשרד החדש, המשימה טרם הסתיימה. כעת מגיע שלב ההתארגנות:
חברת תוכנה בינונית שעברה מבניין ישן למתחם משרדים מודרני במרכז הארץ השקיעה ארבעה חודשים בתכנון. החברה חילקה את העובדים לצוותי משנה: צוות אריזה, צוות IT וצוות קשרי לקוחות. הם גייסו חברת הובלות עם ניסיון ודרשו חוזה מפורט. ביום ההובלה, כל ארגז היה מסומן וממוספר, והציוד הטכנולוגי עבר ברכב ממוזג בנפרד. בתוך 48 שעות מרגע היציאה מהמשרד הישן, העובדים כבר עבדו בחללים החדשים. הסוד להצלחה היה תכנון מוקדם ורשימת משימות מפורטת.
חברה קטנה לייעוץ עברה משרד תוך זמן קצר וללא תכנון מוקדם. הם בחרו במוביל זול וביטוח מינימלי. בתהליך ההובלה, שולחן זכוכית יקר נשבר ומספר מחשבים הועמסו ללא עטיפה מתאימה. לאחר המעבר התברר שהביטוח אינו מכסה את נזקי הציוד. החברה נאלצה להחליף ציוד בסכום העולה על 15% מתקציב המעבר. הלקח: אין לחסוך במקומות לא נכונים; ביטוח מקיף הוא השקעה שמחזירה את עצמה.
כמה זמן אורכת הובלת משרד?
הזמן משתנה בהתאם לגודל המשרד ולמידת התכנון. משרד קטן יכול להשלים את המעבר ביומיים-שלושה. משרד גדול יותר עשוי לקחת שבוע. תכנון מוקדם מאפשר להעריך את משך הזמן ולצמצם אותו.
מה עושים עם עובדים ביום המעבר?
יש חברות ששולחות חלק מהעובדים לעבוד מהבית או בחלל עבודה זמני. אחרים מעדיפים שהעובדים יקחו חלק באריזה ובהתמקמות. ההחלטה תלויה בצרכי החברה ובמקומות הזמינים.
האם כדאי לשדרג ציוד במהלך המעבר?
כן. העברת משרד היא הזדמנות להיפטר מציוד ישן ולרכוש חדש. זה חוסך בעלויות הובלה ומאפשר להגיע למשרד חדש עם טכנולוגיות ועיצוב עדכניים.
איך מתמודדים עם התנגדות עובדים?
תקשורת שקופה, הסבר על היתרונות במעבר והצגת תנאים טובים במשרד החדש עוזרים להפחית התנגדות. אפשר לערב את העובדים בתכנון, להקשיב לצרכים שלהם ולמצוא פתרונות גמישים (כגון ימי עבודה מרחוק או שדרוג של מתקנים חשובים להם).
מעבר משרד הוא פרויקט מורכב אך בר ביצוע כאשר יודעים כיצד לגשת אליו. תכנון מוקדם, יצירת רשימת משימות ברורה, עבודה עם חברת הובלות מנוסה, התחשבות בצרכי העובדים והלקוחות, ניהול תקציב מדויק ושמירה על בטיחות ואבטחת מידע – כל אלו הם אבני היסוד להובלה מוצלחת. בנוסף, מעבר משרד מהווה הזדמנות לשדרג את סביבת העבודה, לייעל תהליכים ולהתחדש בציוד וטכנולוגיות מודרניות.
בעזרת הטיפים שבמאמר זה תוכלו לעבור את התהליך בשקט נפשי, תוך שמירה על המשכיות עסקית ועל רווחת העובדים, ולהיכנס אל המשרד החדש כשאתם מוכנים להתחיל פרק חדש ומרגש בפעילות העסקית שלכם.
"עברנו משרד עם הצוות, הכול זרם חלק – מהרגע שהגיעו ועד שהמחשבים עבדו שוב. ממליצה בחום."
"אהבתי שהיו זמינים לשאלות לאורך כל הדרך. גם האריזה וגם ההובלה התבצעו בצורה מקצועית מאוד."
"מעבר למשרד חדש זה תמיד מלחיץ, אבל כאן זה היה הרבה יותר פשוט ממה שציפיתי."
לפרטים מלאים על השירותים שלנו לחצו כאן
מחפשים הצעת מחיר למעבר או הובלה של משרד? לחצו כאן
