עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר דירה או שינוי מיקום משרדי טומן בחובו סיכונים מוגברים לאבטחת מידע. תהליך זה, המאופיין בחוסר סדר זמני ובהעברת ציוד רב, חושף נתונים רגישים לפגיעות שונות, החל מאיבוד פיזי של מסמכים וכלה בחשיפה דיגיטלית במהלך ניתוק וחיבור מחדש של מערכות. ניתוח מעמיק של סיכונים אלה מצביע על כך שהרגעים הקריטיים הם אלו שבהם המידע נמצא בתנועה, בין אם הוא מאוחסן בתיקיות פיזיות או בהתקני אחסון ניידים. אבטחת מידע יעילה בזמן מעבר אינה רק עניין טכני, אלא דרישה אסטרטגית לשמירה על שלמות, סודיות וזמינות הנתונים. חברות ואנשים פרטיים כאחד נדרשים לתכנן בקפידה את תהליך האבטחה כדי למנוע נזק בלתי הפיך, פגיעה במוניטין או הפרת רגולציות. הבנה מעמיקה של הפערים האבטחתיים האפשריים היא הצעד הראשון בבניית תוכנית הגנה מקיפה.
השלב הראשוני והקריטי ביותר באבטחת מידע במהלך מעבר הוא שלב ההכנה המוקדמת. שלב זה מחייב גישה שיטתית המתחילה במיפוי יסודי של כלל המידע הרגיש הקיים. יש לזהות במדויק את סוגי המידע – מסמכים פיננסיים, רשומות לקוחות, קניין רוחני, סיסמאות – ואת מיקומו הפיזי והדיגיטלי כאחד. תהליך המיפוי מאפשר לקבוע סדרי עדיפויות ולהבין אילו נתונים דורשים את רמת האבטחה הגבוהה ביותר במהלך המעבר.
לאחר המיפוי, יש לבצע תהליך ניקוי (Decluttering). מידע שאינו נחוץ עוד או שפג תוקפו מבחינה רגולטורית או עסקית, צריך להיות מושמד באופן מאובטח. השמדה זו צריכה להתבצע באמצעות גריסה פיזית של מסמכים והשמדה דיגיטלית של קבצים באופן שאינו מאפשר שחזור. צמצום כמות המידע המועבר מקטין באופן ישיר את שטח הפנים החשוף לסיכונים.
השלב הבא הוא גיבוי מלא ומאומת של כלל המידע הדיגיטלי. הגיבוי חייב להתבצע לפני תחילת תהליך הפירוק והאריזה, ולהיות מאוחסן במיקום נפרד ומאובטח שאינו עובר עם שאר הציוד. מומלץ להשתמש בפתרונות גיבוי מוצפנים, כגון אחסון בענן מאובטח או כוננים חיצוניים מוצפנים. אימות הגיבוי הוא הכרחי כדי לוודא שניתן לשחזר את הנתונים במקרה של תקלה או אובדן במהלך המעבר. תכנון מראש של אסטרטגיית גיבוי כפולה – פיזית ודיגיטלית – מקנה רשת ביטחון משמעותית. בנוסף, יש להכין רשימת מלאי מפורטת של כל חומר רגיש, כולל מספר סידורי של התקנים כמו מחשבים ניידים וכוננים, כדי שניתן יהיה לעקוב אחריהם לכל אורך הדרך.
האבטחה הפיזית של מידע רגיש במהלך המעבר דורשת תשומת לב מיוחדת, שכן חפצים פיזיים חשופים לגניבה, אובדן או נזק במהלך ההעברה. הטיפול במסמכים פיזיים רגישים צריך להתבצע בנפרד מיתר הציוד. יש לארוז מסמכים אלה בתוך מכולות נעולות או תיקים מיוחדים, המסומנים בצורה דיסקרטית שאינה מעידה על תוכנם הרגיש. מומלץ להטיל את האחריות על הובלת חומרים אלו על עובד בכיר או אדם מהימן, אשר ילווה את המסמכים לאורך כל הדרך ולא יסתמך על שירותי ההובלה הכלליים.
בנוגע להתקנים פיזיים המכילים מידע רגיש, כגון מחשבים ניידים, שרתים קטנים וכוננים קשיחים ניידים, יש לנקוט באמצעי זהירות מחמירים. ראשית, יש לוודא שכל המכשירים מוצפנים במלואם (Full Disk Encryption). שנית, יש לנתק את המכשירים מהרשת ולכבותם כראוי לפני האריזה. בדומה למסמכים, גם התקנים אלו צריכים להיות ארוזים במיכלים קשיחים ומאובטחים, עם דגש על הגנה מפני זעזועים ונזקים פיזיים.
במהלך טעינת ופריקת הציוד, יש להקפיד על נוכחות מתמדת של איש אבטחה או מנהל ממונה שיפקח על התהליך. כל ציוד אלקטרוני רגיש צריך להיות מועבר ברכב נפרד, ככל האפשר, תחת השגחה ישירה. יתרה מזאת, יש לתעד את מצבם של כל המכשירים הרגישים לפני ההובלה ומיד לאחריה, כדי לזהות באופן מיידי כל חוסר או נזק. הקפדה על פרוטוקולים אלה מצמצמת את הסיכון לחדירה פיזית או אובדן נתונים במהלך המעבר הלוגיסטי.
מעבר פיזי של משרד או בית אינו פוטר מהצורך להקפיד על אבטחה דיגיטלית מתמשכת, במיוחד לאור התלות הגוברת בשירותי ענן וגישה מרחוק. בשלב זה, יש לוודא שכל המערכות הדיגיטליות מוגנות באופן אקטיבי. ראשית, יש לבצע בדיקה מחודשת של כל חשבונות הענן והרשאות הגישה. יש להגביל את הגישה למידע רגיש רק לעובדים הנדרשים לכך, ולשקול השעיה זמנית של חשבונות עובדים שאינם פעילים במהלך תקופת המעבר.
הצפנה היא כלי הכרחי באבטחת מידע דיגיטלי בזמן מעבר. כל המחשבים הניידים והנייחים, כמו גם התקני האחסון הניידים, חייבים להיות מוצפנים באמצעות אלגוריתמים חזקים. הצפנה זו מבטיחה כי גם במקרה של גניבת המכשיר, הנתונים המאוחסנים עליו יישארו בלתי קריאים עבור גורם בלתי מורשה. בנוסף, יש להפעיל אימות רב-שלבי (MFA) על כל חשבונות הליבה והגישה מרחוק.
במהלך המעבר, ייתכן שיהיה צורך להשתמש ברשתות Wi-Fi ציבוריות או זמניות. שימוש ברשתות אלו מהווה סיכון אבטחתי משמעותי. לכן, יש להנחות את כל העובדים להשתמש בחיבורי רשת פרטיים ומוצפנים (VPN) בעת גישה למידע ארגוני רגיש. ניתוק והקמה מחדש של תשתיות רשת במשרד החדש מחייבים בדיקות חדירה ובדיקות אבטחה מקיפות כדי לוודא שאין חולשות אבטחה חדשות שנוצרו בתהליך ההתקנה. גישה פרואקטיבית זו מבטיחה שהסביבה הדיגיטלית תישאר מוגנת בכל שלבי המעבר.
השלמת המעבר הפיזי אינה סוף תהליך אבטחת המידע; למעשה, היא מחייבת סדרה של פעולות אימות ושיקום. לאחר ההגעה ליעד החדש, הפעולה הראשונה היא אימות מלאי קפדני של כל הציוד והמסמכים הרגישים כנגד רשימות המלאי שהוכנו מראש. כל פריט חסר או פגום חייב להיות מדווח ומטופל באופן מיידי.
במקביל, יש לבצע הקמה מאובטחת של תשתית ה-IT החדשה. זה כולל בדיקה של כל נקודות הקצה, התקנת חומות אש ופתרונות אנטי-וירוס מעודכנים, וחיבור מחדש של השרתים והמחשבים לרשת הארגונית. יש לוודא שכל ההגדרות האבטחתיות, כגון מדיניות סיסמאות מורכבות ופרוטוקולי גישה, מיושמות באופן מלא בסביבה החדשה.
השלב האחרון הוא השמדת המידע הזמני. כל חומרים זמניים שנוצרו במהלך המעבר, כגון רשימות אריזה לא מאובטחות או מסמכי תכנון, צריכים להיות מושמדים באופן מאובטח. כמו כן, יש לבצע בדיקה מחודשת של הגיבויים כדי לוודא שניתן לשחזר את הנתונים מהם בהצלחה בסביבה החדשה. רק לאחר ביצוע כל הבדיקות הללו וקבלת אישור אבטחתי מלא, ניתן לחזור לפעילות שוטפת תוך הבטחה שהמידע הרגיש נשמר בהתאם לסטנדרטים המחמירים ביותר.
במהלך תכנון מעבר, עולות שאלות רבות בנוגע לאופן היישום הפרקטי של אבטחת המידע. להלן מספר שאלות נפוצות יחד עם תשובות ממוקדות:
שאלה: האם יש צורך להצפין מחשבים ניידים גם אם הם מועברים על ידי צוות פנימי?
תשובה: בהחלט. הצפנה מלאה של הכונן הקשיח (Full Disk Encryption) היא אמצעי הגנה חיוני שאינו תלוי בזהות המעביר. היא מגנה על המידע במקרה של גניבה או אובדן של המכשיר במהלך המעבר, גם אם מדובר בטעות אנוש פשוטה או תאונה.
שאלה: כיצד יש להשמיד מסמכים רגישים שאינם נחוצים לפני המעבר?
תשובה: השמדת מסמכים רגישים חייבת להתבצע באמצעות גריסה מאובטחת, רצוי באמצעות מגרסה ברמת אבטחה גבוהה (Cut-Cross או Micro-Cut), המבטיחה שהמסמכים הופכים לבלתי ניתנים לשחזור. אין להסתפק בזריקת המסמכים לפח רגיל.
שאלה: מהי הדרך הבטוחה ביותר להעביר שרתים ומערכות אחסון מרכזיות?
תשובה: מומלץ לנתק את השרתים ולכבותם כראוי, ולאחר מכן לארוז אותם באריזות מקוריות או מותאמות עם ריפוד מתאים. יש להשתמש בשירותי הובלה מיוחדים המיועדים לציוד רגיש, ולדאוג לליווי והשגחה צמודה של צוות IT מוסמך מרגע הניתוק ועד ההתקנה מחדש.
שאלה: האם ניתן להשתמש בשירותי אחסון ענן כגיבוי יחיד במהלך המעבר?
תשובה: שירותי אחסון ענן מוצפנים הם מרכיב חשוב באסטרטגיית הגיבוי. עם זאת, מומלץ ליישם אסטרטגיית גיבוי כפולה (כגון גיבוי ענן וגיבוי פיזי מוצפן נפרד) כדי להבטיח נגישות מיידית לנתונים במקרה של בעיות קישוריות או זמינות ברשת באתר החדש.
שאלה: מהו הצעד הראשון שיש לבצע מבחינת אבטחת מידע ברגע שמגיעים ליעד החדש?
תשובה: הצעד הראשון הוא ביצוע אימות מלאי קפדני של כל הציוד הרגיש כנגד הרשימות המוכנות. במקביל, יש לוודא שהתשתית הפיזית (דלתות, מנעולים, חדרי שרתים) מאובטחת לפני חיבור מחדש של הציוד לרשת החשמל והתקשורת.
הניסיון המצטבר של ארגונים ואנשים פרטיים אשר יישמו פרוטוקולי אבטחת מידע קפדניים במהלך מעבר מדגיש את החשיבות של תכנון מוקדם. עדויות אלו משמשות כאינדיקציה ברורה לאפקטיביות של הגישה השיטתית.
"משרד עורכי הדין 'כהן ושות'": "המעבר של המשרד שלנו כלל העברה של אלפי תיקים פיזיים ודיגיטליים רגישים. בזכות המיפוי המוקדם והשימוש במכולות נעולות ייעודיות לתיקים, הצלחנו להבטיח שלא אבד אף מסמך בודד. התהליך ארך זמן, אך השקט הנפשי שהושג שווה כל מאמץ."
"חברת הסטארט-אפ 'טק-פיוז'": "החשש הגדול ביותר שלנו היה אובדן נתונים במהלך הניתוק והחיבור מחדש של השרתים. הגיבוי הכפול וההצפנה המלאה של כל המחשבים הניידים אפשרו לעובדים שלנו להמשיך לעבוד מרחוק בבטחה במהלך הפירוק וההרכבה. כשהגענו למשרד החדש, הכל עלה במהירות וללא תקלות אבטחה."
"ד"ר לוי – קליניקה פרטית": "כרופא, אני מחויב לשמור על סודיות רפואית. המעבר של הקליניקה היה מורכב. נעזרתי במומחים שהדריכו אותי כיצד לגרוס רשומות ישנות ולהצפין את כל המידע הממוחשב. בזכות זה, הטיפול ברשומות הרגישות היה מאובטח, והמעבר עבר חלק לחלוטין."
אבטחת מידע רגיש במהלך מעבר היא משימה מורכבת הדורשת תכנון קפדני, יישום פרוטוקולים מחמירים ואחריות אישית. כפי שנותח, הסיכון לנתונים הופך לממשי ביותר כאשר המידע נמצא בתנועה או בסביבה זמנית ופחות מאובטחת. ההקפדה על ארבעת השלבים המרכזיים – מיפוי וגיבוי, אבטחה פיזית, אבטחה דיגיטלית והתמקמות מאובטחת – מהווה את המפתח להצלחה. על ידי אימוץ גישה פרואקטיבית והשקעת משאבים מתאימים בהכנה וליווי, ניתן לצמצם באופן דרסטי את החשיפה לסיכונים. בסופו של דבר, שמירה על המידע היא ערובה להמשכיות עסקית ולשמירה על אמון הלקוחות והרגולטורים, והיא חלק בלתי נפרד מכל תהליך מעבר.
לפרטים מלאים על השירותים שלנו לחצו כאן
מחפשים הצעת מחיר למעבר או הובלה של משרד? לחצו כאן
