עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר של פעילות עסקית לחלל עבודה חדש הוא אחד הפרויקטים האסטרטגיים, המורכבים והרגישים ביותר בחייו של ארגון. שלא כמו מעבר דירה פרטית, שבו הדגש המרכזי הוא אישי או משפחתי והקצב יכול להיות גמיש, הרי שבתחום של הובלות מסחריות המשוואה היא תפעולית וכלכלית טהורה. בעולם העסקי הדינמי, כל שעה שבה המשרד מושבת, העובדים מנותקים מהרשת, וקווי התקשורת אינם פעילים, מתורגמת באופן מיידי להפסדים כספיים ישירים, לפגיעה בשירות הלקוחות ולשיבוש הפריון הארגוני.
היעד המרכזי של כל מנכ"ל, מנהל תפעול או סמנכ"ל רכש המוביל את הפרויקט הוא השגת אפס השבתה של הפעילות, לצד שמירה קפדנית על שלמות הנכסים הטכנולוגיים והריהוט המשרדי היקר. בתוך שרשרת המשימות הלוגיסטיות, השלב הקריטי והמשפיע ביותר על מהירות החזרה לשגרה הוא אריזת משרד לפני מעבר. אריזה רשלנית, חובבנית או חסרה היא המתכון הבטוח לכאוס ארגוני מוחלט ביום הפריקה.
מדריך מקיף ואינפורמטיבי זה יספק לכם את התשתית המקצועית, מתודולוגיות העבודה והכלים המעשיים לניהול שלב האריזה בצורה מדעית ומתוזמנת, כדי להבטיח שהנכסים שלכם ינחתו ביעדם בשלמות מלאה.
מנהלי כספים רבים נוטים לראות בשלב האריזה משימה משנית ומנסים לחסוך בעלויותיה על ידי הטלת המלאכה על עובדי המשרד או רכישת חומרים זולים. זוהי טעות קריטית בניהול סיכונים ארגוני.
כאשר תהליך של אריזת משרד לפני מעבר מנוהל בצורה מקצועית, שיטתית ומקודדת, משתנה הזמן שואף לאפס. הציוד נפרק ישירות לעמדות הנכונות, המחשבים מתחברים לרשת בתוך דקות, והעסק חוזר להניב הכנסות במהירות שיא. השקעה באריזה מקצועית היא למעשה כלי פיננסי לצמצום הפסדי פריון.
הסיוט הגדול ביותר של כל מנהל לוגיסטיקה הוא הגעה למשרד החדש וגילוי של מאות ארגזים אנונימיים הנערמים במרכז חלל האופן ספייס, כאשר אף אחד אינו יודע איזה קרטון שייך לאיזה עובד או מחלקה. כדי לנפץ את ההסתברות הזו, חברות הובלה מומחיות מפעילות מערך קידוד קשיח:
לפני שנוגעים בארגז הראשון, יש לחלק את הארגון לצבעים מוגדרים. למשל:
כל עובד בארגון מקבל מספר עמדה קבוע על פי תוכנית ההעמדה של המשרד החדש. בעת ביצוע אריזת משרד לפני מעבר, כל קרטון, כיסא, מסך מחשב או שלוחת מגירות השייכים לאותו עובד מקבלים מדבקה בצבע המחלקה שלו, ועליה נכתבים בטוש עמיד: שם העובד + מספר העמדה החדשה. במקביל, באתר היעד, מדביקים שלטים תואמים בצבעים על פתחי החדרים והחללים, מה שמספק לצוות הפורקים מפת ניווט אוטומטית לחלוטין.
אריזה של סביבה עסקית דורשת חומרים חזקים ועמידים בהרבה מאלו המשמשים למעבר דירה. שימוש בקרטונים דקים או משומשים יוביל לקריסת הארגזים תחת המשקל ולנזק בלתי הפיך לציוד. חבילת שירות מקצועית חייבת לכלול:
תהליך של אריזת משרד לפני מעבר אינו מתבצע בצורה אקראית, אלא מחולק לתתי-פרויקטים לפי רגישות וסוג הציוד במשרד:
זהו הפרק הרגיש ביותר במעבר. הטיפול במחשוב דורש סנכרון מלא מול מנהל מערכות המידע של החברה:
משרדים מחזיקים במידע רגיש – חוזי העסקה, דוחות פיננסיים, תיקים משפטיים ומידע רפואי של עובדים.
כדי לרתום את ההון האנושי להצלחת המעבר, מומלץ לספק לכל עובד קרטון אישי או ארגז פלסטיק כשבוע מראש. העובד באחריותו אורך את החפצים האישיים שלו (תמונות, כוסות, עטים, מסמכים אישיים) וחותם את הארגז עם מדבקת הקידוד שלו. הדבר מונע טענות על אובדן חפצים אישיים יקרי ערך ומייצר סדר וניקיון בשולחנות לקראת הגעת צוות הנגרים המפרק את הרהיטים.
| שלב בציר הזמן | המשימה המרכזית לביצוע | דגשים וחומרי אריזה נדרשים | האחראי בארגון |
| חודש מראש | סיור הנדסי, הזמנת חברת הובלות, הגדרת תוכנית העמדה. | מיפוי כלל הציוד, סימון פריטים כבדים (כספות/מכונות צילום). | פרויקטור מעבר / רכש |
| שבועיים מראש | גריסת ניירת מיותרת, אספקת קרטונים לעובדים, תחילת אריזת ארכיון. | קרטונים דו-גליים מחוזקים, סרטי דבק עבים, מדבקות צבעוניות. | מנהלי מחלקות / עובדים |
| שבוע מראש | אריזת עמדות עבודה, סימון וקידוד מחלקתי, תיאום מול הנהלת המגדל. | מדבקות קידוד (שם + מספר עמדה), שריון מעליות משא בשני האתרים. | פרויקטור מעבר |
| יומיים מראש | גיבוי IT מלא, ניתוק ואריזת מערכי מחשוב, מסכים וציוד קצה. | שקיות אנטי-סטטיות, חובקי כבלים, קרטוני מסכים ייעודיים. | מנהל מערכות מידע (IT) |
| יום המעבר (לילה/סופ"ש) | פירוק הריהוט המודולרי, העמסה למשאיות, פריקה ישירות לחדרים המקודדים. | יריעות פצפץ עבות, מנופי הרמה חיצוניים (במידת הצורך), פלס לייזר. | חברת ההובלה המקצועית |
תהליך האריזה והשינוע של סביבה עסקית כרוך בהתמודדות עם שווי כספי עצום המרוכז בתוך חלל משאית בודד. ניהול סיכונים אחראי מחייב אתכם לוודא שני אלמנטים קריטיים:
חברות ביטוח רבות כוללות בפוליסות שלהן סעיף דרקוני חבוי המכונה החרגת אריזה עצמית . המשמעות היא שאם פריט מחשב או ריהוט יקר נארז על ידי עובדי המשרד שלכם ולא על ידי צוות האורזים של חברת ההובלה, וחלילה נגרם לו נזק פנימי או שבר במהלך הטלטול בדרכים – חברת הביטוח תדחה את התביעה שלכם באופן מיידי. היא תטען כי אין לה דרך לדעת האם הנזק נגרם מרשלנות של המוביל או מאריזה חובבנית ולא מוגנת של העובד.
טיפ לוגיסטי מושלם: עבור הציוד היקר, חדר השרתים, ומערכי המחשוב והריהוט, קחו שירות אריזה מלא ומקצועי מחברת ההובלה. ברגע שהם אורזים ומסמנים, האחריות המשפטית והביטוחית על שלמות התכולה עוברת אליהם בצורה מלאה וחלקה.
ודאו שלחברת ההובלה ישנה פוליסת "ביטוח סחורה בהעברה" (Goods in Transit) בתוקף, מסוג "כל הסיכונים". אל תסתפקו בביטוח צד ג' בסיסי (המכסה רק נזקים למבנה או לעוברי אורח). גבול האחריות (תקרת הפיצוי) של הפוליסה חייב להיות תואם במדויק או עולה על השווי הריאלי של כל הרכוש שלכם בשוק, כדי להבטיח מעטפת הגנה הרמטית מרגע הרמת הארגז ועד להנחתו הסופית.
שאלה: האם כדאי לתת לעובדים לארוז את הציוד הטכנולוגי והמחשב האישי שלהם בעצמם?
תשובה: בשום אופן לא. עובדי משרד, מוכשרים ככל שיהיו בתחומם, אינם מומחי לוגיסטיקה ואריזה ממוגנת. אריזה עצמית של מחשבים ומסכים על ידי העובדים מובילה לרוב לשימוש בחומרי אריזה לא מתאימים, לחוסר הגנה על פנלים עדינים, ולכשל חמור מול חברת הביטוח (בשל סעיף החרגת אריזה עצמית). תנו לעובדים לארוז אך ורק את החפצים האישיים, הכוסות והתוכן השולחני הפרטי שלהם בקרטון האישי שסופק להם, והשאירו את הטיפול במחשבים, מסכים, תחנות עגינה וכבלים לצוות האריזה המקצועי של חברת ההובלה.
שאלה: כיצד אריזת משרד לפני מעבר מתמודדת עם מסמכים סודיים, חוזים נחשבים וכספות?
תשובה: מחלקות כמו משאבי אנוש, כספים או משרדי עורכי דין מחזיקים במידע רגיש וחסוי ביותר. עבור מסמכים אלו, אנו מספקים ארגזי פלסטיק קשיחים (Crates) בעלי פתחים ייעודיים לאזיקוני אבטחה ממוספרים. המסמכים נארזים בנוכחות נציג מטעם המשרד שלכם, הארגז ננעל באזיקון הביטחון, ומספר האזיקון נרשם בפרוטוקול ההובלה. הארגז נפתח מחדש ביעד אך ורק בנוכחות הנציג שלכם לאחר בדיקה שמספר האזיקון לא שונה או נפגם בדרך. כספות מסיביות מרוקנות מתוכן מראש ומשונעות בנפרד באמצעות ציוד הרמה הידראולי כבד.
שאלה: כמה זמן מראש נמשך שלב האריזה בפועל במשרד בגודל בינוני של כ-30 עמדות עבודה?
תשובה: במשרד בגודל כזה, תהליך האריזה המקצועי של חברת ההובלה מתבצע לרוב בתוך יום עבודה אחד מרוכז אינטנסיבי (או במהלך הלילה שלפני השינוע). צוות האורזים מגיע עם כל החומרים, אורז את הניירת, הארכיונים, המטבחון ומערכי המחשוב בצורה מתוקתקת, ומקודד את הכל בתוך שעות בודדות. במידה והארגון מחזיק בארכיון פיזי עצום של אלפי קלסרים, שלב אריזת הארכיון עשוי להתחיל יומיים-שלושה מראש בצורה הדרגתית כדי לא להפריע לשגרת העבודה השוטפת של העובדים עד לרגע המעבר הפיזי.
שאלה: מהם היתרונות של שימוש בארגזי פלסטיק קשיחים להשכרה לעומת קרטוני נייר רגילים?
תשובה: ארגזי פלסטיק קשיחים מציעים מספר יתרונות קריטיים בהובלות משרדים: הם מעניקים הגנה פיזית מוחלטת והרמטית מפני מכות, מעיכות או רטיבות (למשל במקרה של מעבר ביום גשום), הם ניתנים לערימה יציבה ובטוחה במשאית מבלי חשש לקריסה של הארגז התחתון, והם מאפשרים נעילה ואבטחה באזיקונים עבור ציוד חסוי או יקר. בנוסף, מדובר בפתרון ירוק ואקולוגי המונע בזבוז עצום של קרטונים ונייר, והם מפונים מהמשרד החדש מייד בתום הפריקה, מה שחוסך לכם התעסקות עם פינוי פסולת קרטונים מסיבית.
שלב האריזת משרד לפני מעבר הוא עמוד התווך שקובע האם מעבר העסק שלכם יסתיים בהצלחה מהירה או בכאוס ארגוני ממושך שיעלה לחברה ביוקר. ניסיונות לחסוך בעלויות האריזה באמצעות שימוש בחומרים זולים או הטלת המשימה המורכבת על עובדי המשרד הלא מיומנים, מסתיימים לא פעם בנזקים קשים לחומרה יקרה, אובדן מידע ומסמכים חיוניים, ועיכובים מתישים המאריכים את זמן השבתת העסק.
הבחירה להשקיע במערך אריזה וקידוד מקצועי בסטנדרט תעשייתי – המשלב שימוש בקרטונים דו-גליים מחוזקים, שקיות אנטי-סטטיות למערכי IT, מתודולוגיית קודי צבע מחלקתיים קשיחה ופוליסת ביטוח סחורה בהעברה מקיפה מסוג כל הסיכונים – היא תעודת הביטוח האמיתית של הנכסים שלכם. עבודה נבונה ומדעית זו מאפשרת לצוותים המובילים לפרוק את הציוד ישירות לחללים הנכונים, ומעניקה לכם את היכולת להחזיר את עובדי החברה לעבודה צלולה, מהירה ופרודוקטיבית במיקום החדש במהירות שיא ובאפס דאגות.
"היינו צריכים להעביר חברת פינטק של 70 עמדות עבודה מורכבות, כולל חדר שרתים רגיש, מערכי גרפיקה בעלי מסכים קעורים יקרים ומחלקת כספים בעלת טונות של חומר רגיש וחסוי. הפחד הגדול ביותר שלי כמנהלת תפעול היה בלגן פסיכי בפריקה שישבית את המתכנתים שלנו. החברה הזו לקחה פיקוד על כל הנושא של אריזת משרד לפני מעבר בצורה שפשוט הדהימה אותי. צוות האורזים הגיע עם ארגזי פלסטיק קשיחים שננעלו באזיקוני אבטחה ממוספרים עבור מחלקת כספים, וכל מחשב ומסך נארזו בשקיות אנטי-סטטיות מיוחדות וקודדו לפי שיטת קודי הצבעים המחלקתיים. ביום ראשון בבוקר העובדים הגיעו למשרד החדש ופשוט נדהמו: כל ארגז וכל מחשב חיכו בדיוק על השולחן הנכון של העובד לפי תוכנית ה-Layout, והחברה חזרה לעבודה מלאה בתוך שעות בודדות. מקצוענות ללא פשרות, שווים כל שקל!"
— דנה ר., סמנכ"לית תפעול ואופרציה בחברת Hi-Tech
"המעבר של משרד עורכי הדין הוותיק שלנו כלל העברה של ארכיון פיזי עצום המכיל אלפי תיקי לקוחות וחוזים חסויים של עשרות שנים, לצד משרדי שותפים בעלי ריהוט עץ יוקרתי וכבד. חששתי מאוד מאובדן של מסמכים משפטיים או משחיקה של רהיטים בדרך ארוכה. תהליך האריזה הסידורית שהחברה הפעילה היה פשוט פנומנלי. הם ארזו את כל הקלסרים לפי סדר מדויק בארגזים דו-גליים חזקים ומסומנים, וכשהגענו למשרד החדש הם החזירו את הכל למדפים באותו הסדר בדיוק בתוך זמן קצר. הם גם דאגו שנציג מטעמנו ינעל ויאשר את הארגזים הרגישים, מה שהעניק לשותפים שקט נפשי מוחלט. החוזה היה שקוף והמחיר היה סופי בדיוק כפי שנקבע מראש. מומלץ בחום לכל משרד שחשוב לו הרכוש והסדר שלו."
— עו"ד חנן ו., שותף מנהל במשרד גלעד ושות'
"העברנו משרד הנדסה ורכש של 35 עובדים שכלל כספת מסיבית כבדה, מכונות צילום תעשייתיות גדולות ומסכי תצוגה ענקיים של מהנדסים. ידענו שהדבר דורש מיומנות מיוחדת ואריזה חסרת פשרות כדי לא לפגוע בכיול של המכשירים. צוות האורזים והטכנאים הגיע מתוקתק, ארז את כל מסכי הענק בתוך קרטוני מגן קשיחים עם חוצצים מיוחדים, ואיגד את כל תשתיות הכבלים של העמדות בשקיות מסומנות נפרדות כדי למנוע את סיוט החיבורים מחדש. הם שילבו מנוף הרמה סולם חיצוני כדי להוריד את הרהיטים הארוכים והכספת ישירות מהחלון למשאיות המרופדות, והכל עבר בצורה חלקה, בטוחה ומהירה להפליא. חסכנו ימי עבודה יקרים של השבתת המשרד והעסק חזר לתפקוד מלא במהירות שיא. חברה מעולה ומומלצת ביותר!"
— אילן ק., מנהל לוגיסטיקה ורכש ארגוני
*המדריך מוגש כמידע מקצועי, אינפורמטיבי וסמכותי עבור חברות, עסקים, מנהלי רכש ומנהלי לוגיסטיקה המחפשים הדרכה, דגשים לוגיסטיים-תפעוליים ופתרונות בטוחים ויעילים להבנת החשיבות והמתודולוגיה של אריזת משרד לפני מעבר במסגרת מעברי חברות.*
