עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
תכנון מוקפד הוא המפתח למעבר משרד חלק ומוצלח, כזה שימזער את ההשבתה העסקית ויבטיח חזרה מהירה לשגרה. ראשית, עליכם להגדיר לוח זמנים ברור ומפורט לכל שלבי המעבר, החל משלב התכנון המוקדם ועד לחזרה מלאה לפעילות במשרד החדש. מומלץ למנות מנהל פרויקט פנימי, שיהיה אמון על ריכוז המשימות, התיאומים והמעקב אחר ההתקדמות. עליו להיות איש קשר מרכזי מול חברת ההובלות וכל הגורמים המעורבים. בנוסף, ערכו רשימת ציוד מלאה (אינוונטר) של כל הפריטים המועברים, כולל ציוד משרדי, רהיטים, מסמכים וציוד טכנולוגי. רשימה זו תשמש כבסיס להצעות מחיר וכאמצעי בקרה ביום המעבר. לבסוף, הגדירו תקציב מפורט לפרויקט, שיכלול את עלויות ההובלה, האריזה, הביטוח וכל שירות נלווה אחר. תכנון מראש יאפשר לכם להימנע מהפתעות לא נעימות ולהבטיח שהמעבר יתבצע בצורה יעילה וחסכונית.
בחירת חברת הובלות משרדים היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר בתהליך המעבר. חברה מקצועית ואמינה יכולה להבטיח מעבר חלק ויעיל, בעוד שבחירה שגויה עלולה להוביל לעיכובים, נזקים והוצאות בלתי צפויות.
התחילו בחיפוש המלצות מלקוחות קודמים, רצוי עסקים בסדר גודל דומה לשלכם שביצעו לאחרונה הובלת משרד. פנו לקולגות, שותפים עסקיים או פורומים מקצועיים. חוות דעת אמיתיות יכולות לספק תובנות חשובות לגבי רמת השירות, המקצועיות והאמינות של חברות שונות. אל תהססו לבקש מחברת ההובלות רשימת ממליצים.
לאחר שאספתם מספר שמות של חברות מומלצות, בקשו מכל אחת מהן הצעת מחיר מפורטת בכתב. ודאו שההצעה כוללת את כל השירותים הנדרשים: אריזה, פירוק והרכבה של רהיטים, הובלת ציוד רגיש (כגון שרתים ומחשבים), ביטוח, וכל עלות נוספת אפשוי. השוו בין ההצעות לא רק מבחינת המחיר, אלא גם מבחינת היקף השירותים המוצעים, תנאי התשלום ולוחות הזמנים. אל תתפתו להצעה זולה במיוחד שעלולה להעיד על שירות חלקי או נסתר.
ודאו שלחברת ההובלות יש את כל הרישיונות הנדרשים לפעילותה ופוליסת ביטוח בתוקף המכסה נזקים לרכוש במהלך ההובלה. בקשו לראות את תעודות הביטוח וקראו את תנאי הפוליסה בעיון. ביטוח הולם יגן עליכם במקרה של נזק, אובדן או גניבה של ציוד.
הובלת משרד שונה מהובלת דירה. היא דורשת מומחיות ספציפית בהתמודדות עם ציוד משרדי מורכב, מסמכים רגישים ותשתיות טכנולוגיות. ודאו שלחברה ניסיון מוכח בהובלות משרדים ושהיא מציעה שירותים מותאמים, כמו אריזה מקצועית של ציוד מחשוב ושרתים, שימוש בציוד הרמה מתאים וצוות מיומן בפירוק והרכבת ריהוט משרדי. חברה המתמחה בתחום תדע לטפל בציוד שלכם בזהירות המרבית ותמזער את הסיכונים.
בדקו אילו שירותים משלימים חברת ההובלות מציעה. שירותי אריזה מקצועיים, אספקת חומרי אריזה, פירוק והרכבת רהיטים, ואף שירותי אחסנה זמניים, יכולים לחסוך לכם זמן ומאמץ רבים. חברה המספקת פתרון כולל תקל עליכם את תהליך המעבר ותאפשר לכם להתמקד בפעילות העסקית השוטפת.
יום המעבר הוא שיאו של תהליך התכנון, וכדי להבטיח את הצלחתו נדרשים תיאום קפדני ופיקוח צמוד. הקפדה על השלבים הבאים תסייע לכם לעבור את היום בצורה חלקה ויעילה.
התחילו את יום המעבר בתיאום מדויק עם צוות המובילים. ודאו שהם הגיעו בשעה המוסכמת וכי הם מודעים לכל הפרטים החשובים, כולל מפת המשרד הישן והחדש, מיקום החפצים הרגישים וכל דרישה מיוחדת. הקפידו על נוכחות של נציג מטעמכם שיהיה אחראי על הפיקוח והתיאום לאורך כל היום. תפקידו לוודא שהאריזה וההעמסה מתבצעות על פי התוכנית, וכי כל הציוד מטופל בזהירות הנדרשת.
אחד השלבים החשובים ביותר הוא סימון ברור ומפורט של כל ארגז. ציינו על גבי כל ארגז את תכולתו (בצורה כללית), את המחלקה או החדר אליו הוא שייך במשרד החדש, ואם יש צורך, גם הוראות טיפול מיוחדות (כגון "שביר" או "למעלה בלבד"). סימון נכון יקל באופן משמעותי על פריקת הציוד וארגונו במשרד החדש, וימנע בלבול ועוגמת נפש. הקפידו שכל הארגזים המסומנים ייעמדו במקום נגיש להעמסה.
עם הגעת המשאית ליעד החדש, פקחו מקרוב על תהליך הפריקה. ודאו שכל הארגזים והפריטים הגדולים מועברים למקומם המיועד במשרד החדש, בהתאם לסימון. עברו על רשימת הציוד (האינוונטר) שהכנתם מראש כדי לוודא שכל הפריטים הגיעו בשלמותם. אם אתם מזהים נזקים או חוסרים כלשהם, דווחו עליהם מיד לצוות המובילים ולחברת ההובלות, ותעדו אותם באמצעות צילומים או תיעוד כתוב.
לאחר פריקת הציוד, התמקדו בטיפול מיידי במערכות הקריטיות לעסק – מערכות המחשוב והתקשורת. ודאו שהן מחוברות ומותקנות מחדש בהקדם האפשרי, על מנת לאפשר חזרה מהירה לשגרת העבודה. מומלץ לתאם מראש עם טכנאי מחשבים ותקשורת שיהיו זמינים ביום המעבר לביצוע משימות אלו, ובכך למזער את זמן השבתת הפעילות העסקית.
כאשר מתכננים מעבר משרד, עולות מטבע הדברים שאלות רבות. ריכזנו עבורכם כמה מהשאלות הנפוצות ביותר, יחד עם תשובות שיסייעו לכם בתהליך.
מומלץ לתאם הובלת משרד לפחות חודש עד חודשיים מראש, במיוחד אם מדובר במשרד גדול או בתקופת שיא (חודשי הקיץ). תיאום מוקדם יאפשר לכם לבחור את חברת ההובלות המתאימה ביותר, לשריין תאריך נוח ולקבל הצעת מחיר טובה יותר.
עלות הובלת משרד משתנה באופן ניכר ותלויה במספר גורמים: גודל המשרד וכמות הציוד, מרחק ההובלה, הצורך בשירותי אריזה ופירוק/הרכבה, גישה למקום (קומות, מעליות), וסוג הציוד הדורש טיפול מיוחד (כמו שרתים או כספות). מומלץ לקבל מספר הצעות מחיר מפורטות כדי לקבל הערכה מדויקה.
פוליסת ביטוח סטנדרטית של חברות הובלה מכסה בדרך כלל נזקים שנגרמו כתוצאה מרשלנות המובילים. עם זאת, חשוב לבדוק את תנאי הפוליסה הספציפית: מהי רמת הכיסוי, מהם הסייגים, והאם יש צורך בביטוח נוסף לציוד יקר ערך במיוחד.
כדי למזער את זמן השבתת הפעילות, תכננו את המעבר לפרק זמן שבו הפעילות העסקית נמוכה יחסית (למשל, סוף שבוע או חג). ארזו מראש את כל הציוד שאינו חיוני לפעילות השוטפת, ותאמו מראש עם חברת ההובלות את לוח הזמנים המדויק. דאגו לחיבור מהיר של מערכות המחשוב והתקשורת במשרד החדש.
מעבר משרד הוא פרויקט מורכב, אך עם תכנון נכון וביצוע קפדני, הוא יכול להתבצע בצורה חלקה ויעילה. המפתחות להובלת משרד מוצלחת טמונים במספר עקרונות יסוד:
בראש ובראשונה, תכנון קפדני ומפורט הוא הבסיס להצלחה. הגדירו יעדים ברורים, לוחות זמנים ריאליים וחלוקת אחריות ברורה לכל שלבי המעבר.
שנית, בחירה בחברת הובלות מקצועית, אמינה ומבוטחת היא קריטית. אל תתפשרו על איכות השירות והקפידו לוודא שהחברה שבחרתם מנוסה בהובלות משרדים ויש לה את כל הרישיונות והביטוחים הנדרשים.
שלישית, מעורבות פעילה של עובדי המשרד בתהליך יכולה לשפר משמעותית את התיאום והיעילות. עודדו אותם לארוז את חפציהם האישיים ולסמן את הארגזים שלהם בבירור.
ולבסוף, זכרו כי חזרה מהירה לשגרה היא המדד העיקרי למעבר מוצלח. על ידי מזעור ההפרעות לפעילות העסקית ותכנון נכון של חיבור המערכות הקריטיות, תבטיחו שהעסק שלכם יחזור לפעילות מלאה בהקדם האפשרי. השקעה בתכנון מקדים ובתהליך מקצועי תשתלם לכם בטווח הארוך.
שביעות רצונם של לקוחותינו היא ההוכחה הטובה ביותר למקצועיות ולאיכות השירות שלנו. הנה כמה דוגמאות לחוויות של לקוחות שליווינו בתהליך מעבר המשרד:
ירון כהן, מנכ"ל חברת הייטק:
"המעבר של משרדי ההייטק שלנו היה פרויקט מורכב שכלל פירוק והעברה של ציוד טכנולוגי רגיש. חששנו מאוד מזמן השבתה ארוך, אך הצוות הפגין מקצועיות יוצאת דופן. הם עבדו בצורה מסודרת ויעילה, תוך הקפדה על כל פרט. בזכותם, חזרנו לפעילות מלאה תוך פחות מ-24 שעות. ממליץ בחום!"
מיכל לוי, מנהלת משרד עורכי דין:
"בחרנו בחברה זו להעברת משרד עורכי הדין שלנו, כולל ארכיון מסמכים עצום. השירות היה מעל ומעבר למצופה. החל משלב התכנון, דרך האריזה המדוקדקת ועד לפריקה המסודרת במשרד החדש. הצוות היה אדיב, סבלני ומקצועי. הם הפכו תהליך מלחיץ לחוויה חיובית."
דנה שחר, בעלת סטודיו לעיצוב:
"המעבר שלנו כלל ריהוט ייחודי וציוד סטודיו יקר ערך. הצוות טיפל בכל פריט בזהירות ובמיומנות, כאילו היה שלהם. הכל הגיע ליעד במצב מושלם, וההרכבה מחדש הייתה מהירה ומדויקת. שירות אמין, מקצועי ובמחיר הוגן."
לפרטים מלאים על השירותים שלנו לחצו כאן
מחפשים הצעת מחיר למעבר או הובלה של משרד? לחצו כאן
