עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר של פעילות עסקית למיקום חדש הוא אחד האתגרים הלוגיסטיים המורכבים והרגישים ביותר בחייו של ארגון. בניגוד להובלת דירה פרטית, שבה הדגש המרכזי הוא על שינוע חפצים אישיים בקצב רגוע, הרי שבתחום של הובלות משרדים חוקי המשחק שונים לחלוטין. בעולם העסקי, המשוואה פשוטה וחד-משמעית: זמן שווה כסף. כל שעה שבה המשרד מושבת מפעילות, העובדים אינם מחוברים לרשת, וקווי התקשורת מנותקים, מתורגמת באופן מיידי להפסדים פיננסיים, לפגיעה בשירות הלקוחות ולשיבוש הפריון הארגוני.
כאשר מנהל תפעול, סמנכ"ל רכש או בעל עסק ניצבים בפני הפרויקט הזה, השאלה הראשונה והחיונית ביותר שעולה היא: מה כולל שירות הובלת משרד ברמה המקצועית? הבנת מרכיבי השירות חיונית לא רק לצורך השוואת מחירים נבונה, אלא בעיקר כדי לוודא ששום פרט – החל מבורג של עמדת עבודה מודולרית ועד לשרת המרכזי של החברה – לא יישאר ללא מענה לוגיסטי מדויק.
מדריך מקיף ואינפורמטיבי זה יפרק לגורמים את חבילת השירות המלאה של חברות הובלה המתמחות במגזר העסקי. נסקור את שלבי התכנון, מערכי האריזה, פירוק הריהוט, הטיפול במחשוב, ונבין כיצד מעטפת שירות מקצועית יכולה לצמצם את זמן השבתת העסק ($Downtime$) למינימום האפשרי.
מעבר משרד מוצלח אינו מתחיל ביום ההובלה עצמו, אלא שבועות ארוכים לפני כן. חברת הובלות מקצועית המתמחה במגזר העסקי מבינה כי תכנון קפדני הוא עמוד התווך של התהליך.
השלב הראשון במענה לשאלות על מה כולל שירות הובלת משרד הוא הגעתו של מנהל פרויקטים לוגיסטי מטעם חברת ההובלה לסיור מקיף במשרד הקיים. במהלך הסיור מתבצע מיפוי מלא של כל הנכסים:
חלק בלתי נפרד מהשירות המקצועי הוא עבודה מול תוכנית ההעמדה (ה-Layout) של המשרד החדש. מנהל הפרויקט של חברת ההובלה לומד את התוכנית האדריכלית כדי להבין מראש היכן ימוקם כל חפץ, כל ארון וכל עמדת עבודה. התכנון ההנדסי נועד למנוע לוגיסטיקה כפולה ובלגן ביום הפריקה, ומאפשר לנתב את המובילים ישירות לחדרים המיועדים.
היעד העליון של מנהל הלוגיסטיקה הוא הורדת משתנה הזמן של ההשבתה לערך המינימלי ביותר.
שירות הובלה מקצועי מציע פתרונות מתוזמנים היטב – כגון הובלות לילה או מעברים מרוכזים במהלך סופי שבוע (שישי-שבת) – במטרה לאפס את משתנה הזמן עבור שעות העבודה הרשמיות של החברה. העובדים עוזבים את המשרד הישן ביום חמישי אחה"ט ומגיעים ביום ראשון בבוקר למשרד החדש כשהוא תפעולי לחלוטין.
כאשר משפחה אורזת בית, היא יכולה להרשות לעצמה מידה מסוימת של חוסר סדר בארגזים. במשרד – חוסר סדר באריזה פירושו כאוס מוחלט שימנע מהחברה לחזור לעבוד. לכן, שלב האריזה והסימון הוא רכיב קריטי בשירות.
חברת ההובלה מספקת (או מבצעת בפועל) מערך אריזה הכולל חומרים בסטנדרט תעשייתי:
כדי להבין מה כולל שירות הובלת משרד ברמה הגבוהה ביותר, צריך להכיר את שיטת הקידוד בצבעים או בברקודים. לפני תחילת האריזה, כל מחלקה בארגון (פיתוח, שיווק, כספים, משאבי אנוש, הנהלה) מקבלת קוד צבע או מספר ייחודי.
כל ארגז, שולחן, מסך מחשב או כיסא השייכים לעובד מסוים מקבלים מדבקה תואמת המציינת את שמו ואת מיקומו המדויק במשרד החדש. במקביל, במשרד החדש מדביקים סימונים תואמים על פתחי החדרים והעמדות. הקידוד הזה מאפשר לצוות הפורקים להוציא את הציוד מהמשאית ולנתב אותו ישירות לחלל הנכון, ללא צורך לשאול שאלות וללא עיכובים מיותרים בשטח.
ריהוט משרדי מודרני אינו דומה לרהיטים ביתיים פשוטים. מדובר במערכות הנדסיות מורכבות, עמדות עבודה שיתופיות, שולחנות דיונים עצומים ומחיצות אקוסטיות כבדות. שינוע של רהיטים אלו כמקשה אחת הוא בלתי אפשרי ועלול להוביל לעיקום פרופילים או לשברים מבניים בלתי הפיכים.
השירות כולל הגעה של אנשי מקצוע (נגרים וטכנאים) המיומנים בפירוק עדין של קונסטרוקציות מתכת ועץ משותפות. הם מנתקים את המחיצות המפרידות, מפרקים את זרועות הגז של מסכי המחשב ומסירים מדפים וארונות קיר המקובעים למבנה. כל בורג, זווית חיבור או קליפס קטן נארזים בשקית ייעודית המקודדת ומוצמדת ישירות לחלקי הרהיט המפורק כדי למנוע אובדן של חלקי חילוף חיוניים.
במשרד החדש, הצוות הטכני מרכיב את הריהוט מחדש על פי תוכנית ההעמדה. שלב זה כולל פילוס קפדני של השולחנות והעמדות באמצעות פלסי לייזר מקצועיים. פילוס זה חיוני כדי להבטיח את היציבות המבנית של הרהיטים ולשמור על הזוויות הארגונומיות הנכונות עבור העובדים, גם אם הרצפה במבנה החדש אינה ישרה לחלוטין. בסיום התהליך מבוצעת בקרת איכות לוודא שכל המגירות, דלתות הארונות והמנגנונים המכניים עובדים בצורה חלקה ותקינה.
עבור רוב החברות והמשרדים כיום, הלב הפועם של העסק הוא מערך המחשוב והטכנולוגיה. פגיעה ברכיב חומרה יחיד בחדר השרתים עלולה להשבית ארגון שלם למשך ימים ארוכים. לכן, הטיפול בציוד ה-IT הוא אחד הפרקים הרגישים ביותר בשירות הובלת המשרד.
שירות הובלת משרד מקצועי כולל (בתיאום מול מחלקת ה-IT של החברה) ניתוק עדין של השרתים, ארונות התקשורת, נתבים, מתגים ומערכות הגיבוי. הציוד נארז באופן פרטני בתוך יריעות פצפץ עבות ושקיות אנטי-סטטיות המגינות עליו מפני זעזועים, לחות וחשמל סטטי.
כל עמדת מחשב של עובד (מארז, מסכים, מקלדת, עכבר, כבלי חיבור, תחנת עגינה) נארזת כיחידה אורגנית אחת. כבלי התקשורת והחשמל מסומנים ומאוגדים יחד כדי למנוע את "סיוט הכבלים" בעת החיבור מחדש. מסכי המחשב, ובמיוחד מסכים קעורים או מסכי ענק של גרפיקאים ומתכנתים, מוגנים באמצעות קרטונים קשיחים מותאמים ושכבות מיגון עבות למניעת שברים במסך העדין. השינוע של ציוד ה-IT מתבצע לרוב בעגלות קלוז'ר סגורות ובמשאיות מרופדות ובעלות בולמי זעזועים מתקדמים.
לאחר שכל הציוד נארז, סומן והריהוט פורק, מגיע שלב השינוע הפיזי אל היעד החדש. זהו השלב שבו באים לידי ביטוי הניסיון המכאני והמעטפת המשפטית של החברה.
הובלות משרדים רבות דורשות התמודדות עם משקלים עצומים או מגבלות ארכיטקטוניות של מגדלי משרדים. חבילת השירות כוללת, במידת הצורך, הפעלת ציוד ייעודי:
אחד הסעיפים החשובים ביותר שחייבים לבדוק כששואלים מה כולל שירות הובלת משרד הוא המעטפת הביטוחית. חברה מקצועית אינה מסתפקת בביטוח צד ג' בסיסי (המכסה רק נזקים למבנה או לעוברי אורח), אלא מציגה פוליסת "ביטוח סחורה בהעברה" (Goods in Transit) מקיפה וחזקה מסוג "כל הסיכונים". פוליסה זו מבטיחה כי במקרה של תאונה, שריפה, גניבה או נזק תאונתי לציוד במהלך האריזה, הטעינה, השינוע והפריקה – העסק שלכם יקבל פיצוי כספי מלא ומהיר התואם את הערך הריאלי של הנכסים בשוק, מה שימנע קריסה פיננסית של החברה.
| מרכיב השירות הלוגיסטי | מה כולל שירות בסיסי? | מה כולל שירות משרדי פרימיום? |
| תכנון וניהול הפרויקט | קביעת תאריך ושעה בטלפון, ללא סיור מקדים. | פגישת אפיון, מיפוי הנדסי, עבודה מול תוכנית אדריכלית, התאמה ללו"ז לילה/סופ"ש לאפס $Downtime$. |
| מערך האריזה והסימון | אספקת קרטונים רגילים, אריזה חובבנית או עצמית של העובדים. | אריזה מלאה בסטנדרט תעשייתי, קרטונים דו-גליים, שקיות אנטי-סטטיות ל-IT, שיטת קידוד וברקודים מחלקתית. |
| טיפול בריהוט משרדי | פירוק והרכבה בסיסיים על ידי סבלים ללא התמחות בריהוט מודולרי. | פירוק והרכבה על ידי נגרים מוסמכים, שמירה על מערכות חשמל פנימיות, פילוס בלייזר ובקרת איכות למנגנונים. |
| שינוע מערכות מחשוב (IT) | העמסה של מחשבים בארגזים רגילים יחד עם שאר הרכוש. | ניתוק ואריזה נפרדת של שרתים, ארונות תקשורת ומחשבי קצה באריזות ממוגנות, שינוע בעגלות סגורות ובמשאיות עם בולמי זעזועים. |
| מעטפת ביטוחית והגנה | ביטוח רכב או ביטוח צד ג' בסיסי שאינו מכסה את תכולת הארגזים שלכם. | פוליסת "סחורה בהעברה" רחבה מסוג "כל הסיכונים" ($All\ Risks$) עם תקרת כיסוי ריאלית התואמת את שווי העסק. |
שאלה: האם השירות כולל גם פירוק והרכבה של קירות גבס, מחיצות אקוסטיות או תשתיות תקשורת קבועות?
תשובה: שירות הובלת משרד סטנדרטי ופרימיום כולל פירוק והרכבה של מחיצות אקוסטיות מודולריות המחוברות לעמדות העבודה ($Open\ Space$) או מחיצות רצפה-תקרה ניידות. עם זאת, פירוק של קירות גבס קבועים, הנמכות תקרה, או חיווט פיזי של כבלי תקשורת בתוך קירות המבנה (תשתיות פסיביות) אינם חלק משירות ההובלה, ודורשים קבלני שיפוצים או טכנאי תקשורת מוסמכים. אנו מתאמים את לוחות הזמנים שלנו מול אנשי המקצוע הללו כדי להבטיח סנכרון מלא של המעבר.
שאלה: כיצד שירות הובלת משרד מתמודד עם פריטים כבדים במיוחד כמו כספות או מכונות דפוס תעשייתיות?
תשובה: חבילת השירות המקצועית כוללת מענה ייעודי לפריטים כבדים ($Heavy\ Lifting$). בהתאם לסיור המקדים, אנו שולחים צוותים מיומנים המצוידים בג'קים הידראוליים, רצועות הרמה מסיביות, עגלות משא ייעודיות הנושאות משקלים של מאות קילוגרמים, ובמידת הצורך – משאיות עם דופן הידראולית מחוזקת או מנופי זרוע חיצוניים. כל פריט כזה מקבל התייחסות הנדסית מבחינת חלוקת עומסים על רצפת המבנה והמעליות.
שאלה: האם העובדים שלי צריכים לארוז את הציוד האישי והשולחנות שלהם בעצמם?
תשובה: זה תלוי ברמת השירות שאתם בוחרים. בשירות בסיסי, החברה מספקת קרטונים מראש והעובדים אורזים את הציוד האישי והניירת שלהם, בעוד החברה מטפלת בריהוט ובמחשוב. בשירות פרימיום מלא ("מפתח תחת מפתח"), צוות האורזים המקצועי של חברת ההובלה מגיע ומבצע אריזה מלאה של כל עמדות העבודה, הניירת, הארכיונים והמטבחון, כך שהעובדים שלכם אינם צריכים לעשות דבר מלבד להגיע למשרד החדש ולהתחיל לעבוד.
שאלה: מה קורה אם ישנו פער זמנים של מספר ימים בין פינוי המשרד הישן לבין קבלת המשרד החדש?
תשובה: במקרים כאלו, שירות הובלת משרד מקיף מציע פתרון של אחסנת ביניים מוגנת. הציוד של המשרד נארז, מועמס ומובל אל מחסנים לוגיסטיים סגורים, מאובטחים ומבוטחים השייכים לחברה או מנוהלים על ידה. הציוד נשאר מאוחסן בתנאים אופטימליים תחת שמירה, וברגע שהמשרד החדש מוכן לקליטה – אנו משנעים את הציוד מהמחסן ומבצעים את הפריקה וההרכבה המלאה.
פרויקט מעבר משרד הוא מערכה לוגיסטית מורכבת שבה אין מקום לחובבנות או לעיגול פינות. הניסיון לבחון את התהליך דרך הפריזמה הכלכלית של "מחיר ההובלה היבש" בלבד, מבלי להבין לעומק מה כולל שירות הובלת משרד ברמה המקצועית, עלול לעלות לעסק ביוקר רב – החל מריהוט מודולרי שיינזק ולא יורכב בצורה יציבה, דרך פגיעה ברכיבי מחשוב עדינים ועד להשבתה ממושכת ומתישה של פעילות החברה.
הבחירה בחברת הובלות המתמחה במגזר העסקי ומעניקה מעטפת שירות מלאה – הכוללת תכנון לוגיסטי מקדים, שיטות קידוד וסימון מחלקתיות, צוותי נגרים וטכנאים לריהוט מורכב, אריזה ממוגנת ואנטי-סטטית לציוד טכנולוגי, ופוליסת ביטוח "סחורה בהעברה" חזקה – היא תעודת הביטוח האמיתי של הארגון שלכם. שירות פרימיום כזה מאפשר לכם להמשיך לנהל את הפעילות העסקית שלכם בשקט נפשי, מתוך ידיעה שהנכסים היקרים שלכם נמצאים בידיים בטוחות וינחתו במיקום החדש במהירות, ביציבות ובצלילות מלאה.
"היינו צריכים להעביר חברת הייטק של 120 עמדות עבודה מורכבות, חדר שרתים מרכזי ושלושה חדרי ישיבות גדולים מהרצליה לפארק המדע ברחובות. החשש הגדול ביותר שלי כמנהלת האופרציה היה השבתת פעילות המתכנתים וה-Downtime של החברה. כשתחקרתי את חברת ההובלות לגבי מה כולל שירות הובלת משרד אצלם, הבנתי שהם מדברים בשפה שלי. הם תכננו את כל הפרויקט לסוף השבוע. צוות הנגרים פירק את עמדות ה-Open Space המורכבות במהירות שיא, וצוות ה-IT שלהם ארז את השרתים והמחשבים בשקיות אנטי-סטטיות מיוחדות ובמשאיות עם בולמי זעזועים. ביום ראשון בבוקר העובדים הגיעו למשרד החדש, התיישבו בעמדות המפולסות והכל עבד מהרגע הראשון ללא שום תקלה. מקצוענים אמיתיים!"
– אפרת ד., סמנכ"לית תפעול ואופרציה בחברת Hi-Tech
"המעבר של משרד רואי החשבון שלנו כלל העברה של ארכיון פיזי עצום המכיל אלפי קלסרים ותיקי לקוחות רגישים, לצד ריהוט מנהלים כבד מעץ מלא וארונות קיר מקובעים. שיטת הקידוד והסימון בצבעים שהחברה הפעילה הייתה פשוט גאונית. כל מחלקה סומנה מראש, וכל ארגז ופריט ריהוט הגיעו בדיוק לחדר המיועד לו במשרד החדש לפי תוכנית ההעמדה האדריכלית, בלי שאף עובד או שותף היה צריך לנהל את האירוע בשטח. הנגרים הרכיבו את הארונות מחדש וביצעו פילוס לייזר מדויק, כך שהכל עומד יציב וחזק. הביטוח המקיף של 'סחורה בהעברה' שהם הציגו העניק לשותפים שקט נפשי מוחלט לאורך כל המעבר הלחוץ הזה."
– יורם ש., שותף בכיר ומנהל כספים
"העברנו משרד עורכי דין יוקרתי במגדלי עזריאלי שכלל כספת מסיבית כבדה, מכונות צילום תעשייתיות ושולחן ישיבות באורך 5 מטרים שהיה צריך לפרק לחלקים קטנים כדי שיעבור במעלית המשא. רמת המקצועיות של המובילים הייתה יוצאת דופן. הם הגיעו עם ג'קים הידראוליים וציוד מכאני כבד, פירקו את שולחן הדיונים הענק בעדינות מדהימה מבלי לשחוק אף הברגה, וביצעו את ההובלה בשעות הלילה כדי לא להפריע לשאר המשרדים במגדל. מנהל הפרויקט שלהם ליווה אותנו מרגע התכנון ועד לבורג האחרון. שירות פרימיום אמיתי שעונה על כל הציפיות של המגזר העסקי."
– עו"ד אילן ג., שותף מנהל במשרד גלעד ושות'
*המאמר מוגש כמידע מקצועי, אינפורמטיבי וסמכותי עבור חברות, עסקים, מנהלי רכש ומנהלי לוגיסטיקה המחפשים הדרכה, דגשים לוגיסטיים ופתרונות בטוחים ויעילים להבנת המרכיבים של שירות הובלת משרד במסגרת מעברי חברות.*
