עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר משרד הוא פרויקט לוגיסטי מורכב הדורש תכנון קפדני, תיאום בין גורמים רבים ועמידה בלוחות זמנים קשיחים. אחד האתגרים הגדולים ביותר בכל מעבר של חברה או ארגון אינו מסתכם רק בהעברת הארגזים והשולחנות ממקום למקום, אלא בהשבת הפעילות העסקית לסדרה במהירות המרבית. בלב הפעילות הזו נמצאת התשתית הטכנולוגית של החברה: המחשבים, המסכים, השרתים, המדפסות ורשתות התקשורת.
כאשר עמדות עבודה מושבתות, החברה חווה הפסד כספי ישיר, פגיעה בשירות הלקוחות ועיכוב בפרויקטים. לכן, תהליך של חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר הוא שלב קריטי שחייב להתבצע בצורה מקצועית, שיטתית ובאפס תקלות. מדריך זה, המוגש מטעם חברת הובלות משרדים מומחית, יפרט את שלבי העבודה, האסטרטגיות למניעת נזקים והדרכים להבטיח נחיתה רכה ומהירה במשרד החדש.
הצלחה של חיבור מחדש של עמדות טכנולוגיות מתחילה הרבה לפני שמשאית ההובלה הראשונה מגיעה ליעדה. שלב האריזה והתיוג קובע באופן ישיר כמה זמן ייקח להקים את העמדות מחדש.
לפני שמנתקים כבל אחד, מומלץ לבצע מיפוי יסודי של כל עמדות העבודה במשרד הנוכחי:
אין להגיע ליום המעבר ללא תוכנית אדריכלית או תרשים ברור של המשרד החדש. תוכנית ההושבה צריכה לכלול את המיקום המדויק של כל עמדה על פי המספר הסידורי שנקבע לה. כאשר צוות ההובלה והטכנאים מגיעים למשרד החדש, הם יודעים בדיוק לאיזה חדר או שולחן שייך ארגז מספר 101.
טעות נפוצה של חברות רבות היא ניסיון לבצע חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר עוד לפני שתשתיות המשרד החדש מוכנות לפעולה. יש לוודא את הסעיפים הבאים לפחות יומיים לפני הגעת הציוד:
יש לוודא כי תחת כל שולחן עבודה קיימות נקודות חשמל זמינות ותקינות בכמות מספקת עבור מחשב, מסכים (לעתים שניים או שלושה לעמדה), טלפון IP ומטען נייד. כמו כן, יש לוודא שנקודות הרשת (RJ45) מסומנות, מחווטות ומחוברות לארון התקשורת המרכזי.
העמדות לא יוכלו לעבוד אם לב המערכת מושבת. תהליך ההובלה של חברה מקצועית תמיד יתעדף את הקמת חדר השרתים וארון התקשורת המרכזי לפני פריסת עמדות הקצה. רק לאחר שקו האינטרנט הראשי פעיל והסוויצ'ים (Switches) עובדים, ניתן להתחיל בחיבור המחשבים בשולחנות.
כאשר הארגזים הממוספרים מונחים על השולחנות הנכונים, צוות טכנאי המחשוב וההובלה מתחיל במלאכת ההקמה. עבודה לפי הפרוטוקול הבא מבטיחה יעילות מקסימלית:
זהו השלב שבו הסדר משתלם. הטכנאים שולפים את שקית הכבלים הממוספרת המתאימה לעמדה:
משרד מודרני ואסתטי אינו יכול להרשות לעצמו ערימות של כבלים משתרכים על הרצפה. מעבר להיותם מפגע חזותי, כבלים חופשיים מהווים סכנת בטיחות (התקלות ועמידה עליהם) ועלולים להתנתק בקלות עם תזוזת הרגליים של העובד. שימוש בתעלות כבלים, סקוטשים, שרוולים גמישים ותופסנים ייעודיים תחת השולחן מבטיח עמדה נקייה, בטוחה ומקצועית.
החיבור הפיזי הוא רק חצי מהעבודה. חברת הובלות משרדים בשיתוף צוות המחשוב אינה עוזבת את העמדה לפני ביצוע בדיקת תקינות מלאה הכוללת את הצעדים הבאים:
מדליקים את המחשב והמסכים ומוודאים שכל הרכיבים מקבלים חשמל בצורה יציבה, שאין רעשים חריגים מהמאווררים (שעלולים להיפגע מטלטולים במהלך ההובלה) ושהתצוגה עולה בצורה תקינה על כל המסכים.
מוודאים כי המחשב מזהה את רשת ה-LAN המשרדית, מקבל כתובת IP נכונה ומצליח לגשת לאינטרנט, לשרתי החברה המקומיים ולמדפסות הרשת המשותפות.
מוודאים כי המקלדת והעכבר מגיבים, שהמצלמה והמיקרופון פועלים לצורך פגישות וידאו, ושכל החיבורים דרך תחנת העגינה פועלים בצורה חלקה ללא ניתוקים רגעיים.
חברות רבות מנסות לפצל את הפרויקט: להזמין חברת הובלות רגילה להעברת הרהיטים, ולהטיל את משימת ניתוק וחיבור המחשבים על צוות ה-IT הפנימי של החברה או על חברת מחשוב חיצונית נפרדת. פיצול זה מייצר לרוב "שטחים מתים" של אחריות, קשיי תיאום ועיכובים.
בחירה בחברת הובלת משרדים המציעה שירות אינטגרלי הכולל את פירוק, אריזה, העברה וגם חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר מעניקה יתרונות עצומים:
שאלה: כמה זמן לוקח תהליך של חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר עבור משרד ממוצע?
תשובה: משך הזמן תלוי בכמות העמדות ובמורכבות שלהן (מסך יחיד לעומת עמדות מרובות מסכים או עמדות מסחר מורכבות). בממוצע, צוות טכנאים מיומן של חברת הובלת משרדים מסוגל לחבר, לחווט, לבצע ניהול כבלים ולבדוק בין 4 ל-6 עמדות עבודה בשעה. עבור משרד של 50 עמדות, תהליך החיבור והבדיקה לוקח כיום עבודה אחד, ומבוצע לרוב במקביל לפריסת שאר הציוד במשרד.
שאלה: האם העובדים צריכים לנתק את המחשבים שלהם בעצמם לפני ההובלה?
תשובה: מומלץ מאוד שלא לתת לעובדים לנתק את הציוד בעצמם. עובדים שאינם טכנאים עלולים למשוך כבלים בצורה אגרסיבית, לפגוע ביציאות עדינות (כמו יציאות DisplayPort הכוללות תפס נעילה), לאבד מתאמים קטנים או לערבב בין כבלים שונים. חברת הובלת משרדים מקצועית מגיעה עם צוות טכנאים שמנתק, מתייג ואורז את הציוד בצורה מבוקרת כדי להבטיח הקמה מהירה וחלקים שלמים בצד השני.
שאלה: מה קורה אם מחשב או מסך נפגעים במהלך ההובלה או החיבור מחדש?
תשובה: כאשר עובדים עם חברת הובלת משרדים מוסמכת ומקצועית, הפרויקט כולו מכוסה תחת פוליסת ביטוח סחורה בהעברה וביטוח אחריות מקצועית רחב היקף. הביטוח מכסה נזקים פיזיים שעלולים להיגרם לציוד האלקטרוני היקר במהלך הטלטול, האריזה או החיבור מחדש. זו הסיבה שחובה לוודא את קיומם ותוקפם של ביטוחים אלו לפני חתימה על חוזה ההובלה.
שאלה: כיצד ניתן למנוע אובדן של רכיבים קטנים כמו מתאמים, דונגלים של עכבר אלחוטי או כבלי טעינה?
תשובה: מניעת אובדן רכיבים מבוססת על שיטת אריזה קפדנית. במהלך הפירוק במשרד הישן, כל רכיב קטן (כולל דונגלים של USB, מתאמי מסכים וכבלי רשת קצרים) מוכנס לתוך שקית זיפלוק עצמאית ושקופה. שקית זו מתוייגת עם מספר העמדה ומוכנסת יחד עם שאר הכבלים הגדולים לתוך מארז האריזה של אותה עמדה ספציפית. שום רכיב לא נזרק באופן חופשי לתוך ארגז כללי.
שאלה: האם שירות החיבור מחדש כולל גם הגדרות תוכנה, התקנת דרייברים או הגדרות רשת פנימיות?
תשובה: שירות הטכנאים של חברת ההובלה מתמקד בהקמה הפיזית, החיווט, ניהול הכבלים ובדיקת קישוריות חומרה ורשת בסיסית (בדיקת QA פיזית). הגדרות תוכנה מתקדמות, הרשאות משתמשים, קישור לשרתים ספציפיים או פתרון בעיות במערכות הפעלה מבוצעים לרוב בתיאום ובשיתוף פעולה עם מנהל המחשוב (IT) הפנימי של החברה שלכם, אשר מקבל את העמדות כשהן דולקות ומחוברות פיזית לרשת.
כדי להבטיח שתהליך החיבור מחדש יעבור ללא הפתעות לא נעימות, כדאי לאמץ את מספר דגשים הבאים:
החזרה המהירה של המשרד לפעילות עסקית מלאה תלויה בצורה ישירה באיכות הביצוע של חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר. פרויקט זה אינו סובל חובבנות או אלתורים; כבל אחד שמחובר ליציאה הלא נכונה, נקודת רשת שאינה תקינה או ערבוב של כבלים בין עמדות שונות, עלולים לגרור שעות ארוכות של השבתה, תסכול של העובדים ואובדן ימי עבודה יקרים.
השקעה בתכנון מקדים, תיוג קפדני, שימוש בטכנאים מוסמכים המבצעים ניהול כבלים אסתטי ובדיקות QA מקיפות, היא הנוסחה המנצחת למעבר משרד מוצלח. כאשר אתם בוחרים בחברת הובלת משרדים המציעה מעטפת שירות מלאה הכוללת פתרונות מחשוב אינטגרליים, אתם קונים שקט נפשי, ביטוח מלא ומבטיחים שהארגון שלכם ינחת במשרדו החדש בצורה החלקה, המהירה והמקצועית ביותר שיש.
"העברנו משרד של 85 עמדות עבודה של מפתחים ומעצבים מתל אביב להרצליה. החשש הכי גדול שלנו היה השבתה של החברה והעובדים, מכיוון שכל יום של מתכנת בבית שווה לנו המון כסף. חברת הובלת המשרדים הציעה לנו פתרון קומפלט שכלל את הטכנאים שלהם. הם הגיעו ביום חמישי בערב, ניתקו ותייגו כל עמדה בצורה פנומנלית, וביום ראשון בשעה 07:30 בבוקר העובדים נכנסו למשרד החדש כשכל המחשבים כבר דלקו, המסכים הכפולים חווטו בצורה מושלמת, והכבלים היו מסודרים בתעלות בצורה אסתטית להפליא. לא פספסנו אפילו שעת עבודה אחת. מדובר בשירות מקצועי ברמה הגבוהה ביותר, מומלץ בחום לכל חברת הייטק!"
— רוני א., סמנכ"לית תפעול (COO), חברת פינטק
"במעבר המשרד הקודם שלנו עבדנו עם מובילים רגילים ונתנו לצוות ה-IT שלנו לחבר את המחשבים בעצמם – זה היה סיוט שנמשך שבוע שלם של תקלות וכבלים אבודים. הפעם החלטנו לא לחסוך ולקחת חברת הובלת משרדים שמתמחה בטכנולוגיה ומבצעת חיבור מחדש של עמדות מחשב לאחר מעבר כחלק מהשירות. ההבדל היה שמיים וארץ. הכל תקתק כמו שעון שווייצרי. הטכנאים עבדו עם תוכנית הושבה מסודרת, חיברו את כל עמדות המכירה ושירות הלקוחות שלנו, ביצעו בדיקות אינטרנט לכל עמדה ועזבו רק אחרי שהכל עבד פיקס. השירות חסך לנו המון כאבי ראש ומתחים. תודה רבה על חוויה מתקנת ומקצועית!"
— אילן ד., מנכ"ל ובעלים, רשת סוכנויות ביטוח
"כמנהל מערכות מידע בארגון, תמיד יש לחץ אטומי בזמן מעבר משרדים. השילוב של טכנאי החברה להובלת משרדים יחד עם הצוות שלי היה פשוט מושלם. הצוות של חברת ההובלה לקח על עצמו את כל העבודה הפיזית והשחורה – פריסת הציוד, סידור המסכים על זרועות, החיווט וניהול הכבלים הקפדני תחת השולחנות. הם חסכו מהצוות שלי את כאבי הגב והזמן המבוזבז, ואפשרו לנו להתמקד אך ורק בהרמות של חדר השרתים והגדרות הסוויצ'ים המרכזיים. בדיקות התקינות שהם עשו לכל עמדה מנעו מאות קריאות שירות קטנות ביום שאחרי. פשוט תענוג לעבוד עם מקצוענים שמבינים במחשבים ולא רק בלהרים ארגזים."
— גיא מ., מנהל מערכות מידע (CIO), חברת לוגיסטיקה קמעונאית
