עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר של משרד פעיל למשכן חדש הוא הרבה מעבר לשינוע פיזי של חפצים מכתובת אחת לאחרת. מדובר באירוע אסטרטגי ותפעולי מורכב, המשפיע באופן ישיר על רציפות הפעילות העסקית של הארגון, על תפוקת העובדים, על הקשר השוטף מול הלקוחות ועל המוניטין של החברה. בניגוד לעבר, שבו חברות הסתפקו בשירותי הובלה בסיסיים שכללו העמסת שולחנות וקרטונים על גבי משאית, כיום ארגונים מודרניים דורשים פתרון מקיף, מקצועי והוליסטי. מענה זה מסופק כיום באמצעות שירותי רילוקיישן למשרדים – שירות ניהולי ולוגיסטי מקצה לקצה, שלוקח על עצמו את כל שלבי התהליך, החל מהתכנון האדריכלי הראשוני ועד לחיבור עמדת המחשב האחרונה באתר החדש.
המורכבות של עולם העבודה הנוכחי – הכולל מערכות מחשוב מתקדמות, תשתיות תקשורת רגישות, ריהוט ארגונומי מתוחכם וציוד יקר ערך – הופכת כל ניסיון לנהל את המעבר באופן מאולתר למתכון בטוח לעיכובים, לנזקים כספיים כבדים ולהשבתת פעילות ממושכת. פנייה אל חברה המתמחה באספקת שירותי רילוקיישן למשרדים מאפשרת לארגון להמשיך להתרכז בליבת הפעילות העסקית שלו, תוך ידיעה שמבצע ההעתקה מנוהל בידי מומחים בעלי ניסיון, ציוד הנדסי ייעודי ותודעת שירות גבוהה.
מדריך מקיף זה נועד להעניק למנהלי תפעול, סמנכ"לים, מנהלות משרד ומנהלי רכש את הידע הדרוש כדי להבין מה כוללים שירותים אלו, כיצד נבנה תהליך המעבר בצורה מובנית, ואילו דגשים מבטיחים חזרה מלאה לשגרה במינימום זמן ובאפס תקלות.
ההבדל בין הובלת משרדים סטנדרטית לבין מעטפת של שירותי רילוקיישן למשרדים הוא מהותי, ונוגע בראש ובראשונה לתפיסת האחריות ולעומק הניהול:
בהובלה מסורתית, המובילים מגיעים רק כדי להעמיס, להוביל ולפרוק. לעומת זאת, שירותי רילוקיישן כוללים מינוי מנהל פרויקט ייעודי מטעם חברת הרילוקיישן. מנהל הפרויקט אחראי על גיבוש לוחות הזמנים, תיאום מול הנהלות המגדלים בשני האתרים, סנכרון בין ספקי התקשורת והבינוי, ופיקוח קפדני על כל שלב ושלב בשטח.
חברת רילוקיישן מקצועית אינה מסתפקת בהצעת מחיר טלפונית. נציגיה מבצעים סקר אתרים הנדסי מקיף במשרד הקיים ובמשרד המיועד. הסקר כולל בדיקת דרכי גישה, גובה כניסה לחניונים תת-קרקעיים, כושר נשיאה של מעליות משא, בדיקת רוחב מסדרונות, ומדידת עומסים על גבי רצפות צפות ומשטחים רגישים.
אחד המאפיינים הבולטים של שירותי רילוקיישן הוא מערך התיוג והקידוד. החברה מספקת תוכנית העמדה מדויקת המבוססת על התוכניות האדריכליות של המשרד החדש. כל מחלקה, חדר ועמדת עבודה מקבלים קוד זיהוי או צבע ייחודי. כל מסך, מחשב, ארגז וכיסא מסומנים בהתאמה מלאה, כך שביום המעבר כל פריט מונח ישירות במקומו המדויק ללא שום בלבול או חיפושים מיותרים.
משרדים מודרניים כוללים ריהוט מתקדם כגון שולחנות עמידה חשמליים מתכווננים, תאי טלפון אקוסטיים מבודדי רעש, מחיצות זכוכית וריהוט מודולרי. צוותי הרילוקיישן כוללים נגרים ואנשי טכנולוגיה מיומנים המפרקים ומרכיבים את הריהוט בעזרת כלי עבודה ייעודיים, תוך שמירה מלאה על מנגנוני החשמל והשלד המכני.
במקרים רבים, המעבר למשכן חדש הוא הזדמנות להיפטר מציוד ישן, מריהוט שבור ומארכיוני נייר מיותרים. חברות המספקות שירותי רילוקיישן למשרדים מציעות גם פתרונות משלימים של גריטת מסמכים מאובטחת, פינוי ציוד אלקטרוני למתקני מחזור מורשים, ותרומת ריהוט ישן לעמותות ולגופים קהילתיים.
פרויקט רילוקיישן איכותי נבנה במסלול כרונולוגי מוגדר וקפדני, המבטיח מעבר זורם ומסודר:
בשלב הראשון מגדירים את היקף הפרויקט, את התקציב ואת תאריך היעד למעבר. בשלב זה מוקמת ועדת מעבר פנימית בארגון (הכוללת לרוב את מנהל התפעול, מנהל מערכות המידע, מנהלת משאבי האנוש ונציג הנהלה), ונבחרת החברה שתספק את שירותי הרילוקיישן. מתבצעת ישיבת תיאום ראשונית לקביעת אבני הדרך המרכזיות.
צוות הרילוקיישן מבקר בשני האתרים, ממפה את כלל התכולה, ומגדיר את אופן השינוע הנדרש. במקביל, מתבצע תיאום מול חברות הניהול של מגדלי המשרדים: הוצאת אישורי כניסה לצוותים ולמשאיות, שריון מעליות משא מחוץ לשעות הפעילות, והגדרת הנחיות מיוחדות לשמירה על שלמות המבנה (כגון פריסת שטיחי הגנה על גבי שטיחים וריצוף שיש).
כשבועיים לפני המעבר, חברת הרילוקיישן מספקת לאתר הקיים את כל חומרי האריזה הנדרשים: קרטונים מחוזקים, ארגזי פלסטיק קשיחים ונעולים למסמכים מסווגים, מדבקות תיוג מקודדות, ניילון בועות מיוחד וסרטי הדבקה. העובדים מקבלים הנחיות ברורות לגבי אריזת הציוד האישי שלהם, בעוד שהציוד הכללי ועמדות המחשב נארזים על ידי הצוות המקצועי.
המבצע הפיזי מתבצע לרוב בסוף השבוע או בשעות הלילה, על מנת למנוע כל פגיעה ברציפות העבודה. צוות ההובלה מעמיס את הציוד על גבי משאיות ייעודיות בעלות דופן הידראולית וכריות אוויר לבלימת זעזועים, משנע אותו בבטחה, ופורק אותו ישירות לפי תוכנית ההעמדה שנקבעה מראש.
לאחר הצבת הריהוט והמחשוב, טכנאים מיומנים מחברים את עמדות העבודה, המסכים ותחנות העגינה. צוותי התקשורת בודקים את תקינות קווי הרשת, הטלפוניה ומערכות חדרי הישיבות. הפרויקט מסתיים במסירה מסודרת לידי הנהלת הארגון, כאשר המשרד מוכן לקליטת העובדים.
עבור כל ארגון עסקי, הזמן הוא המשאב היקר ביותר. כל שעה שבה החברה אינה פעילה, מוקדי השירות אינם זמינים, או צוותי הפיתוח מנותקים מהמערכות – גוררת הפסד כספי ישיר ופגיעה באמון הלקוחות. היתרון הגדול ביותר שמציעים שירותי רילוקיישן למשרדים הוא היכולת לשמר רציפות תפקודית מלאה.
הדרך להשגת מטרה זו היא תזמון מדויק לסופי שבוע:
הלב הפועם של כל משרד מודרני הוא מערך המחשוב שלו. שגיאה אחת בטיפול בשרת או במסך פיתוח עדין עלולה לגרום לאובדן נתונים ולנזקים של מאות אלפי שקלים. חברות המספקות שירותי רילוקיישן למשרדים מפעילות פרוטוקולים מיוחדים עבור רכיבים אלקטרוניים רגישים:
בעת מעבר משרד, נכסי הארגון הרגישים ביותר – החל מקניין רוחני, חוזים עסקיים, מידע פיננסי ועד מסדי נתונים של לקוחות – יוצאים ממתחם החברה המאובטח ונעים במרחב הציבורי. ניהול מקצועי של הסיכונים מחייב שמירה על סטנדרטים בלתי מתפשרים:
הצלחה של מעבר משרד אינה נמדדת רק בהיבט הטכני והלוגיסטי, אלא גם בחוויה הרגשית של ההון האנושי בארגון. מעבר למשכן חדש עשוי לעורר בקרב עובדים חששות משינוי דרכי ההגעה, מצפיפות או מאובדן הרגלים מוכרים.
שירותי רילוקיישן מקצועיים מסייעים לרכך את המעבר עבור העובדים:
שאלה: כמה זמן מראש יש להתחיל בהיערכות לרילוקיישן משרדי?
תשובה: מומלץ להתחיל בהיערכות בין שלושה לשישה חודשים לפני מועד המעבר המיועד, בהתאם לגודל הארגון ומורכבותו. פרק זמן זה מאפשר לבחור ספק רילוקיישן בצורה מושכלת, לבצע תכנון אדריכלי מדויק, לסנכרן בין ספקי המחשוב והתקשורת, ולהנפיק את כל האישורים הנדרשים מול הנהלות המגדלים.
שאלה: כיצד שירותי רילוקיישן מונעים עצירת עבודה בארגון?
תשובה: המניעה מושגת באמצעות תכנון קפדני וביצוע המעבר בסוף השבוע (החל מיום חמישי בערב ועד מוצאי שבת). העובדים מסיימים שבוע עבודה במשרד הישן ומתחילים את השבוע החדש ישירות במשרד החדש, כאשר כל התשתיות, המחשבים והטלפונים כבר מחוברים ופועלים באופן מלא.
שאלה: האם חברת הרילוקיישן אחראית גם על חיבור מערכות המחשוב?
תשובה: כן, בחבילות שירות מתקדמות של רילוקיישן למשרדים, החברה מעמידה טכנאים מיומנים שמבצעים ניתוק מבוקר של עמדות המחשב, אריזה מוגנת, ולאחר השינוע – חיבור מלא של המסכים, תחנות העגינה והציוד ההיקפי בעמדות החדשות, בתיאום צמוד מול צוות מערכות המידע הפנימי של הארגון.
שאלה: מה קורה כאשר ישנם פריטי ריהוט גדולים שאינם נכנסים במעלית המשא?
תשובה: במסגרת סקר האתרים המקדים, מנהל הפרויקט מזהה פריטים חריגים כגון שולחנות ישיבות גדולים במיוחד או תאי טלפון שלמים. במידת הצורך, החברה מתאמת שימוש במנוף הרמה חיצוני, המאפשר העלאה מאובטחת של הציוד דרך פתח ייעודי או חלון מפורק ישירות אל קומת המשרד.
שאלה: מהו הכיסוי הביטוחי הנדרש עבור רילוקיישן של משרד גדול?
תשובה: יש לוודא כי פוליסת הביטוח כוללת סעיף מפורש של ביטוח סחורה בהעברה המותאם לשווי הריאלי של כלל תכולת המשרד, כולל כיסוי מיוחד לנזקי חומרה ומחשוב. בנוסף, חובה לוודא קיומו של ביטוח צד שלישי בהיקף של מיליוני שקלים המגן מפני פגיעה במבנה המגדלים, במעליות ובחללים הציבוריים, לצד ביטוח חבות מעבידים.
העתקת משכנו של משרד היא נקודת ציון מרגשת המסמלת התפתחות, התחדשות וצמיחה עסקית. עם זאת, כדי שהמעבר ישיג את יעדיו ולא יהפוך למקור של לחץ, נזקים כספיים ופגיעה בפעילות, יש להתייחס אליו כאל פרויקט הנדסי ולוגיסטי לכל דבר ועניין.
הבחירה בחברה מקצועית המספקת שירותי רילוקיישן למשרדים מעניקה לארגון מעטפת הגנה שלמה: תכנון מדוקדק, ניהול פרויקט מסורתי, הגנה מלאה על ציוד המחשוב והמידע העסקי, תיאום לוגיסטי מושלם מול מגדלי המשרדים, ושמירה בלתי מתפשרת על רציפות העבודה. כאשר המבצע כולו מנוהל במקצועיות חסרת פשרות, הארגון שלכם יתחיל את יומו הראשון במשכנו החדש כשהוא רענן, מאורגן ומוכן להמשיך להוביל, לצמוח ולהצליח.
"כאשר נדרשנו להעביר מאה ועשרים עובדים משלוש קומות שונות במתחם ישן לקומה אחת רחבת ידיים במגדל משרדים בתל אביב, החשש הגדול ביותר שלנו היה הפגיעה בשירות ללקוחות שלנו בחו"ל. שכרנו שירותי רילוקיישן למשרדים שכללו ליווי של מנהל פרויקט צמוד. התהליך כולו תקתק כמו שעון שוויצרי: ביום חמישי בשעה שש בערב החל הפירוק, ובמהלך סוף השבוע שונעו מאות עמדות עבודה, שולחנות חשמליים ומסכים עדינים. ביום ראשון בשעה שמונה בבוקר העובדים הגיעו, לחצו על כפתור ההפעלה במחשב והכל עבד ללא שום תקלה. זו הייתה חוויה מקצועית ומעוררת התפעלות ברמה הגבוהה ביותר."
— הראל לוי, סמנכ"ל תפעול ומשאבים
"מעבר של חברת ביוטכנולוגיה ומערכות מידע דורש רמת דיוק של חדר ניתוח. היו לנו מעבדות עם ציוד אלקטרוני רגיש, עמדות מחשב מורכבות וארכיונים של מסמכים משפטיים סודיים ביותר. הצוות הלוגיסטי שביצע עבורנו את הרילוקיישן הפגין מיומנות טכנית מדהימה: כל המסמכים נאטמו במכלים ממוספרים, הציוד הטכנולוגי נעטף ביריעות ייעודיות שמונעות חשמל סטטי, והשינוע עבר בצורה חלקה ומאובטחת. היחס האנושי, השקט הנפשי והסדר המופתי שליוו אותנו לכל אורך הדרך ראויים לכל הערכה. ממליצה בחום לכל ארגון שמחפש מקצועיות ללא פשרות."
— קארין בר-און, מנהלת רכש ונכסים
"עברנו ממשרדים ישנים ברמת גן למשרד מודרני בהרצליה פיתוח. האתגר שלנו היה פירוק והרכבה של עשרות תאי טלפון אקוסטיים, מחיצות זכוכית וריהוט נגרות מותאם אישית בחדרי הישיבות. חברת הרילוקיישן העמידה צוות של נגרים ואנשי מקצוע מעולים שלא השאירו שריטה אחת על שום פריט. מעבר לכך, הם פינו וגרטו עבורנו עשרות פריטים ישנים בצורה ירוקה ומסודרת, מה שחסך לנו זמן יקר וכאב ראש מול הנהלת הבניין. הכל בוצע מחוץ לשעות הפעילות, בצורה מתוקתקת וללא שום עצירת עבודה. זו הייתה ההחלטה הניהולית הטובה ביותר שקיבלנו השנה."
— אלון שמיר, מנכ"ל משותף
