עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
מעבר של פעילות עסקית למיקום חדש הוא אחד המהלכים הלוגיסטיים והאסטרטגיים המשמעותיים ביותר בחייו של ארגון. בין אם מדובר בסטארט-אפ צעיר הצומח במהירות, משרד עורכי דין ותיק או חברת קורפורייט רחבת היקף – רגע העתקת הפעילות מלווה בהתרגשות רבה, אך גם בחשש תפעולי כבד. המשוואה במגזר העסקי היא חד-משמעית וחסרת רחמים: זמן שווה כסף. כל שעה שבה העובדים מנותקים מתחנות העבודה, השרתים מושבתים והלקוחות אינם מקבלים מענה מעלה באופן מיידי את עלויות ההשבתה (Downtime) ופוגעת בשורת הרווח.
ברגע שבו מתקבלת ההחלטה הניהולית על המעבר, השאלה הראשונה והחשובה ביותר שעולה על שולחנם של מנכ"לים, סמנכ"לי תפעול ומנהלי רכש היא: כמה זמן לוקח להעביר משרד ברמה המקצועית? תשובה שטחיות או הערכת חסר חובבנית עלולות לגרור כאוס תפעולי, הפסדי פריון כבדים ועוגמת נפש מול לקוחות.
מדריך מקיף ואינפורמטיבי זה יפרק לגורמים את לוחות הזמנים של פרויקט מעבר המשרד, יסקור את הפרמטרים המשפיעים על קצב העבודה, ויעניק לכם מפת דרכים ברורה שתבטיח חזרה מהירה לשיגרה במיקום החדש.
כאשר מנהל שואל כמה זמן לוקח להעביר משרד, חשוב להבחין בין שני פרקי זמן שונים לחלוטין:
סנכרון מושלם בין שלב ההיערכות לשלב הביצוע הפיזי הוא הסוד הבלעדי המאפשר לחברות לעבור דירה מבלי להפסיד אפילו שעת עבודה אחת של העובדים במהלך ימי החול.
כדי לעזור למנהלי תפעול ולוגיסטיקה לחשב במדויק את משך הזמן הנדרש להעברת המשרד ולהעריך את החשיפה הפיננסית, ניתן להביט על הפרמטרים המרכזיים המרכיבים את לוח הזמנים:
במקביל לחישוב הזמן, ניתן להעריך את העלות הכלכלית של השבתת העובדים. עלות זו נגזרת ממכפלת שעות אי-הפעילות במספר העובדים ובפריון השעתי הממוצע שלהם.
הבנת הנתונים הללו מסבירה מדוע חברות מנוסות בוחרות לבצע את המעבר הפיזי במהלך שעות הלילה או לאורך סופי שבוע (ימי שישי ושבת). על אף שתעריף הובלת משרד בלילה או בסופ"ש יקר ב-20% עד 30% במחירונים, הוא מאפס כמעט לחלוטין את רכיב ההפסד העסקי. העובדים עוזבים את המשרד הישן ביום חמישי אחה"ט ומגיעים ביום ראשון בבוקר לחלל עבודה פעיל, מפולס ומחובר לרשת.
כדי להעניק לכם קנה מידה מעשי, להלן פירוט של לוחות הזמנים הממוצעים לביצוע הפיזי של הובלות משרדים, בהסתמך על גודל החברה וכמות עמדות העבודה (Workstations):
כשבוחנים כמה זמן לוקח להעביר משרד, מגלים שישנם מספר פרמטרים קריטיים בשטח המסוגלים להאיץ את התהליך – או לחלופין לעכב אותו בשעות יקרות:
שולחנות כתיבה פשוטים מפורקים ומורכבים במהירות. לעומת זאת, עמדות עבודה מודולריות מורכבות, שולחנות עמידה-ישיבה חשמליים, שולחנות ישיבות מעץ מלא באורך 5 מטרים או ארונות הזזה מסיביים ממתכת דורשים עבודה יסודית של נגרים וטכנאים מוסמכים. הרכבה ופילוס בלייזר ביעד מבטיחים שהרהיט יעמוד יציב, אך הם דורשים את הזמן הראוי.
זהו המשתנה המשפיע ביותר על זמן הפריקה! במשרדים שבהם האריזה בוצעה ללא שיטה, המובילים נאלצים לפרוק מאות ארגזים ללובי המרכזי ולשאול על כל ארגז לאן הוא שייך – מה שמייצר עיכוב של שעות. במשרדים שעבדו לפי שיטת הקידוד המחלקתי (סימון מדבקות בצבעים לפי שם עובד ומספר עמדה), המובילים פורקים את הציוד מהמשאית ומנתבים אותו ישירות ובאופן אוטומטי לחדר המיועד. שיטה זו מקצרת את זמן הפריקה ב-30% עד 50%.
המתנה למעלית משא בודדת במגדל משרדים של 40 קומות יחד עם ספקים אחרים עלולה להכפיל את משך המעבר. תיאום מוקדם ושריון בלעדי של מעלית המשא מול הנהלת המגדל (Building Management), לצד שימוש במנוף הרמה חיצוני במידת הצורך, מבטיחים תנועה רציפה ומהירה.
ניתוק, אריזה אנטי-סטטית, שינוע במשאיות עם בולמי זעזועים וחיבור מחדש של שרתי תקשורת, נתבים ומחשבי קצה דורשים זהירות מירבית. עבודה חפזונית בתחום ה-IT עלולה לקצר את זמן ההובלה בחצי שעה, אך לגרום לנזק של ימי השבתה בגלל רכיב שנשרף או כבל שנקרע.
| חלון זמן בפרויקט | הפעילות המבוצעת בשטח | המטרה התפעולית |
| חודש מראש | סיור הנדסי של חברת ההובלות, סגירת חוזה, הגדרת תוכנית Layout. | תכנון לוגיסטי, תיאום מעליות משא בשני המגדלים. |
| שבוע מראש | אספקת חומרי אריזה, אריזת ארכיונים, חלוקת מדבקות קידוד מחלקתיות. | הכנת התשתית הפיזית והפרדת ציוד אישי. |
| חמישי, 18:00 (יום המעבר) | הגעת צוות הנגרים והאורזים. פירוק עמדות, אריזת מחשבים במיגון אנטי-סטטי. | הכנת הציוד והריהוט להעמסה למשאיות. |
| חמישי, 22:00 | העמסה למשאיות, שינוע בדרכים, פריקה ישירה לחדרים המקודדים ביעד. | שינוע פיזי מהיר וסטרילי ללא עיכובים. |
| שישי, 02:00 (לפנות בוקר) | הרכבת הריהוט, פילוס שולחנות בלייזר, חיבור מחשבים וכבלים בעמדות. | החזרת המשרד החדש למצב תפעולי מלא. |
| ראשון, 08:00 בבוקר | הגעת העובדים למשרד החדש. קבלת עמדות מורכבות, צלולות ופעילות. | אפס Downtime! חזרה מיידית לעבודה שוטפת. |
שאלה: האם מעבר משרד בסוף שבוע באמת מבטיח שהחברה לא תפסיד שעות עבודה?
תשובה: כן, לחלוטין. זוהי מתודולוגיית העבודה המקובלת ביותר במגזר העסקי. כאשר הפרויקט מתוכנן מראש בצורה מקצועית, חברת ההובלה מתחילה את האופרציה ביום חמישי בערב (או ביום שישי בבוקר). במהלך סוף השבוע מבוצעים כל שלבי הפירוק, השינוע, ההרכבה, פילוס הרהיטים וחיבור המחשבים. ביום ראשון בבוקר, העובדים מגיעים ישירות לכתובת החדשה, מתיישבים בעמדות המסומנות שלהם ומתחילים לעבוד כרגיל ללא שום עיכוב.
שאלה: כיצד שימוש במנוף להובלת משרד משפיע על משך זמן המעבר?
תשובה: שילוב של מנוף להובלת משרד (מנוף סולם הידראולי חיצוני) מקצר את זמן ההובלה הפיזי ב-40% עד 60%. במקום להילחם במעליות משא איטיות, להמתין לעובדים אחרים במגדל ולצעוד מרחקים ארוכים במסדרונות, המנוף מתחבר הישר אל חלון המשרד ומוריד פלטות שולחן, ספות וארונות כבדים ישירות אל פתח המשאית בתנועה אנכית אחת מהירה המורדת בתוך שניות.
שאלה: כמה זמן מראש מומלץ לסגור חוזה מול חברת הובלות משרדים?
תשובה: מומלץ לסגור חוזה מול חברת הובלות המתמחה במגזר העסקי לפחות חודש עד חודשיים מראש (ובחברות ענק של מעל 50 עמדות – אף 3 חודשים מראש). סגירה מוקדמת מבטיחה שריון של צוותי נגרים מיומנים, משאיות חדישות ומנופים בתאריך המדויק שנוח לכם (במיוחד אם מדובר בסוף חודש או בסופי שבוע מבוקשים), ומאפשרת תיאום מוקדם ורגוע מול הנהלות המגדלים.
שאלה: מה קורה במידה וישנו עיכוב בקבלת המשרד החדש והמעבר מתארך?
תשובה: במקרים של עיכובים בלתי צפויים בשיפוץ או בקבלת המפתח למשרד החדש, חברת הובלות מקצועית מציעה פתרון של אחסנת ביניים מוגנת. הציוד נארז, מועמס ומשונע אל מחסנים לוגיסטיים סגורים ומאובטחים. הציוד נשמר בתנאים אופטימליים, וברגע שהמשרד החדש מוכן (גם אם מדובר בפער של מספר ימים או שבועות) – הצוות משנע את הציוד מהמחסן ומבצע את הפריקה וההרכבה המלאה.
שאלה: מהי החרגת אריזה עצמית וכיצד היא משפיעה על לוח הזמנים והביטוח?
תשובה: חברות ביטוח רבות כוללות סעיף קשיח הקובע כי אם ציוד נארז על ידי עובדי המשרד שלכם ולא על ידי צוות האורזים של חברת ההובלה, הביטוח אינו מכסה נזק פנימי (סעיף Owner's Packed). מעבר לכך, אריזה עצמית של עובדים מאריכה לרוב את משך הפרויקט ומייצרת חוסר אחידות. הזמנת שירות אריזה מלא מחברת ההובלה מקצרת את זמן האריזה פי כמה, מעבירה אליהם את האחריות הביטוחית המלאה מסוג "כל הסיכונים", ומבטיחה עבודה בקצב תעשייתי.
השאלה כמה זמן לוקח להעביר משרד אינה מסתכמת במספר שעות יבש, אלא ביכולת של הארגון לנהל אופרציה לוגיסטית מבוקרת המאזנת בין תכנון מוקדם לביצוע פיזי מדויק. בעוד שהביצוע הפיזי בשטח נמשך לרוב בין מספר שעות ספורות (במשרדים קטנים) לסוף שבוע אחד מרוכז (בחברות בינוניות וגדולות), הרי שהמפתח להצלחה טמון בהיערכות מוקדמת של שבועות ספורים מראש.
בחירה בחברת הובלות המתמחה במגזר העסקי ומציעה מעטפת שירות מלאה – הכוללת סיור הנדסי מקדים, שיטת קידוד מחלקתי בצבעים, צוותי נגרים לריהוט מורכב, אריזה ממוגנת ואנטי-סטטית לציוד IT, שילוב מנופי הרמה ופוליסת ביטוח סחורה בהעברה מסוג כל הסיכונים – היא תעודת הביטוח שלכם. עבודה נבונה ומתוזמנת זו היא שתבטיח שהעסק שלכם יעבור למעונו החדש במהירות, ביציבות, באפס השבתת פריון ובשקט נפשי מלא.
"כשנדרשנו להעביר את משרדי חברת הייטק שלנו (65 עמדות עבודה, חדר שרתים רגיש ושני שולחנות ישיבות עצומים) מהרצליה לתל אביב, השאלה המרכזית שהדאיגה את ההנהלה הייתה כמה זמן לוקח להעביר משרד וכמה ימי עבודה של המתכנתים נפסיד. חברת ההובלה הזו בנתה לנו תוכנית עבודה הנדסית מדהימה לסוף השבוע. הם התחילו ביום חמישי בשש בערב, ותוך שימוש בשיטת קודי הצבעים המחלקתיים ובמנוף חיצוני, הכל פולס, הורכב וחובק במשרד החדש עד יום שישי בצהריים. ביום ראשון בבוקר העובדים הגיעו, התיישבו בעמדות המחוברות שלהם, והחברה חזרה לעבודה מלאה בתוך דקות! אפס Downtime, אפס תקלות. מקצוענים ברמה הבינלאומית!"
— דנה ר., סמנכ"לית תפעול ואופרציה בחברת Hi-Tech
"העברת משרד עורכי הדין הוותיק שלנו כללה העברה של ארכיון פיזי עצום המכיל אלפי תיקי לקוחות וחוזים חסויים, לצד משרדי שותפים בעלי ריהוט עץ יוקרתי וכבד. חששתי מאוד שעיכובים בזמנים ישביתו את הדיונים המשפטיים שלנו. צוות המובילים והנגרים הגיע ביום חמישי בלילה. האריזה הסידורית של הקלסרים והקידוד היו כה מדויקים, שכל הקלסרים חזרו למדפים בחדרים החדשים בדיוק באותו הסדר בתוך שעות ספורות. הפרויקט כולו הסתיים מהר בהרבה ממה שצפינו. החוזה היה שקוף, המחיר היה סופי, והשירות היה מעל ומעבר. מומלץ בחום לכל ארגון שמעריך את הזמן והרכוש שלו."
— עו"ד חנן ו., שותף מנהל במשרד גלעד ושות'
"היינו צריכים להעביר משרד הנדסה ורכש של 30 עובדים שכלל כספת מסיבית כבדה, מכונות צילום תעשייתיות גדולות ומסכי תצוגה ענקיים של מהנדסים. חששנו שהמעבר יקח ימים ארוכים. הצוות הגיע מתוקתק ביום שישי בבוקר, שילב מנוף סולם הידראולי מטורף, והוריד את כל הציוד הכבד והפלטות הארוכות מהחלון ישירות למשאיות בתוך פחות מ-5 שעות של עבודה נקייה ויעילה. ביום ראשון בבוקר המשרד החדש כבר היה מתפקד לחלוטין. חסכנו ימי עבודה יקרים של השבתה והעסק חזר לתפקוד מלא במהירות שיא. חברה מעולה ומומלצת ביותר!"
— אילן ק., מנהל לוגיסטיקה ורכש ארגוני
