עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
בכל ארגון עסקי, תאגיד או חברת טכנולוגיה, קיימת הבחנה ברורה בין מתחמי העבודה השוטפים לבין לשכות ההנהלה הבכירה וחדרי הדירקטוריון. בעוד שסביבת העבודה הכללית בנויה ברובה מעמדות מודולריות פתוחות, הרי שמשרדי ההנהלה מהווים את מוקד קבלת ההחלטות האסטרטגי, שבו מתקבלות הכרעות גורליות ומתנהלים המהלכים הרגישים ביותר של החברה. לשכות מנכ"ל, משרדי סמנכ"לים, חדרי ישיבות הנהלה ולשכות שותפים במשרדי עורכי דין וראיית חשבון מכילים שילוב ייחודי של ריהוט יוקרתי בהתאמה אישית, יצירות אמנות מקוריות, מערכות מולטימדיה מתקדמות לשיחות ועידה בינלאומיות, ומעל לכל – מסמכים עסקיים, פיננסיים ומשפטיים בעלי רמת סודיות עליונה.
כאשר חברה ניגשת למהלך של העתקת משכנה או חידוש מתחמיה, ביצוע מעבר עבור דרגי הניהול אינו יכול להתנהל כהובלה משרדית רגילה. תחום זה דורש התמחות ייעודית, דיסקרטיות מוחלטת ורמת ביצוע בלתי מתפשרת הידועה כיום בשם הובלות למשרדי הנהלה. כאן אין מקום לאלתורים, לחוסר דיוק או לשריטה הקלה ביותר על שולחן עץ אגוז עתיק. כל שלב בפרויקט חייב להיות מתוכנן בהנדסת אנוש מוקפדת, המבטיחה רציפות תפקודית מלאה, אפס פגיעה בציוד יקר ערך, ומעבר של המנהל ישירות לסביבת עבודה מושלמת ומאורגנת עד רמת העט שעל השולחן.
מדריך זה פורס את כל ההיבטים הלוגיסטיים, הביטחוניים והתפעוליים הנדרשים לביצוע הובלות למשרדי הנהלה, במטרה להעניק למנהלי תפעול, סמנכ"לי נכסים ומנהלות משרד את הכלים להובלת פרויקט מושלם וחסר תקלות.
כדי להבין מדוע נדרש מערך לוגיסטי ייעודי, יש להכיר את האלמנטים המבדלים את לשכות הבכירים מכל חלל משרדי אחר:
משרדי הנהלה מאופיינים בפריטי נגרות מורכבים שנבנו במיוחד עבור החלל: שולחנות מנהלים כבדים מעץ גושני, שולחנות ישיבות מאסיביים המשלבים שיש טבעי וזכוכיות מחוסמות, כורסאות עור יוקרתיות, ספריות קיר ענקיות וחיפויי עץ אקוסטיים. פירוק, שינוע והרכבה של רכיבים אלו דורשים נגרים אומנים בעלי ניסיון רב, שימוש בכלים ייעודיים, וריפוד רב-שכבתי המגן על הפינות, הצבע והציפויים העדינים מפני כל שפשוף או פגיעה.
לשכות הנהלה רבות מעוטרות ביצירות אמנות מקוריות, ציורי שמן, פסלי מתכת, גביעי הוקרה ותעודות היסטוריות. פריטים אלו מחייבים טיפול בסטנדרט של מוזיאונים וגלריות: בניית ארגזי עץ מותאמים אישית לכל יצירה, שימוש בנייר משי נטול חומצה למניעת פגיעה בצבע, ושינוע מבוקר תוך בלימת זעזועים מוחלטת.
חדר הדירקטוריון ולשכת המנכ"ל כוללים תשתיות טכנולוגיות מתקדמות: מסכי ענק צמודי קיר, מקרני לייזר נסתרים, מצלמות מעקב אוטומטיות לשיחות ועידה, מערכות שליטה חכמות, רמקולים שקועי תקרה ומערכות מיקרופונים רגישות. העברת ציוד זה דורשת תיאום טכני הדוק לצורך ניתוק נכון, אריזה אנטי-סטטית, כיול מחדש וחיבור מושלם באתר היעד.
בלשכות ההנהלה מרוכזים המסמכים הרגישים ביותר של הארגון: חוזי מיזוגים ורכישות, פרוטוקולים סודיים של הדירקטוריון, תוכניות עסקיות לשנים הבאות, תיקי שכר ובכירים, ומידע על פטנטים. במהלך השינוע, נכסים אלו יוצאים ממתחם החברה המאובטח. שמירה על שרשרת אבטחה קפדנית, שימוש במכלים נעולים וחתימה על הסכמי סודיות מחמירים הם תנאי סף לביצוע המעבר.
בכירים בארגון אינם יכולים להרשות לעצמם לבזבז זמן על פריקת ארגזים, חיפוש קלסרים או התעסקות בכבלים. השירות הנדרש עבור לשכות הנהלה כולל שחזור מדויק של סביבת העבודה: המנהל צריך להיכנס ליומו הראשון במשרד החדש כאשר הספרייה מסודרת בדיוק לפי סדר הספרים הקודם, התמונות והתעודות תלויות במקומן, והציוד הממוחשב ערוך לפעולה מיידית.
הצלחת הפרויקט נשענת על תהליך עבודה סדור המחולק לחמישה שלבים עיקריים:
לפני שמזיזים פריט אחד, צוות ייעודי מבצע מיפוי ותיעוד צילומי מקיף של כל חדר בלשכת ההנהלה. מתעדים את מיקום הרהיטים, סדר הספרים במדפים, סידור המגירות, כיוון העמדת השולחן ביחס לחלון, ואופן תליית התמונות והאמנות על הקירות. תיעוד זה משמש כמפת דרכים מדויקת לשחזור מלא ומדויק באתר החדש.
הנהלות של חברות יושבות כמעט תמיד במגדלי משרדים יוקרתיים. נציג מוסמך מטעם חברת ההובלה בוחן את מעליות המשא, את רדיוס הסיבוב במסדרונות הלובי, ואת גובה הפתחים. נבדק האם שולחנות הדירקטוריון הגדולים ניתנים לפירוק, או שנדרש תיאום מנוף חיצוני ייעודי להעלאת משטחים ענקיים ישירות אל קומות המגדל דרך פתח ייעודי.
שלב האריזה של לשכת הנהלה נעשה באמצעות חומרי המיגון הטובים ביותר בשוק:
כדי להבטיח פרטיות מרבית ולמנוע כל הפרעה לשגרת הניהול של החברה, הובלות למשרדי הנהלה מתבצעות לרוב בשעות הלילה או במהלך סופי שבוע. הציוד משונע במשאיות סגורות לחלוטין, מרופדות, המצוידות במערכות מתלים פניאומטיות וכריות אוויר הבולעות זעזועי כביש ושומרות על יציבות מוחלטת של מטענים עדינים.
באתר היעד, הנגרים מרכיבים את הריהוט ומעמידים אותו לפי התוכנית המקורית. אנשי הטכנולוגיה מחברים את המחשוב, המסכים ומערכות השמע. אנשי הצוות פורקים את הספרים, החפצים האישיים והמסמכים, ומסדרים אותם במדויק על פי התיעוד המוקדם. הלשכה נמסרת כשהיא נקייה, מבושמת ומצוחצחת, מוכנה לקבלת פנים של הנהלת החברה.
עבור הנהלה בכירה, הזמן הוא המשאב היקר ביותר. מנכ"ל אינו יכול להרשות לעצמו השבתת פעילות, ניתוק מאימיילים דחופים, או חוסר יכולת לקיים שיחת וידאו עם משקיעים מעבר לים. היתרון הגדול ביותר של שירות הובלות ייעודי למשרדי הנהלה הוא השמירה על רציפות עסקית מוחלטת.
מתכונת הפעולה האידיאלית להשגת יעד זה מבוססת על מודל סוף השבוע:
הרגישות הייחודית של לשכות הנהלה מחייבת אמצעי זהירות מחמירים בתחום אבטחת המידע:
תכולתם של משרדי הנהלה וחדרי דירקטוריון עשויה להגיע לשווי של מיליוני שקלים. פוליסת ביטוח סטנדרטית של הובלות דירה אינה מתאימה כלל להיקף סיכונים זה.
בעת סגירת ההתקשרות, יש לוודא קיומם של התנאים הביטוחיים הבאים:
שאלה: כמה זמן מראש יש לתאם מעבר של משרדי הנהלה ולשכות בכירים?
תשובה: מומלץ להתחיל בתכנון הלוגיסטי כחודש עד חודשיים מראש. מעבר של לשכות הנהלה דורש תיאומים מורכבים מול הנהלות מגדלי משרדים, בדיקות שמאי ליצירות אמנות, שריון מנופים במידת הצורך, והכנת תוכניות נגרות מפורטות לפירוק והרכבה.
שאלה: האם המנהלים או עוזרי הלשכה צריכים לארוז את המסמכים בעצמם?
תשובה: הנוהג המקובל הוא גמיש ותלוי במדיניות הארגון. במקרים רבים, עוזרי הלשכה ממיינים את המסמכים הסודיים ביותר ואוטמים אותם במכלים מאובטחים המסופקים מראש על ידי חברת ההובלה. עם זאת, חברות המתמחות בשירותי כפפות לבנות מעמידות צוותי אריזה מוסמכים ומהימנים היכולים לבצע את מלוא האריזה, הקידוד והפריקה תחת פיקוח נציג החברה.
שאלה: כיצד משנעים שולחנות ישיבות גדולים במיוחד שאינם נכנסים במעלית המשא?
תשובה: במסגרת סקר האתר המקדים, מודדים את כל הפריטים החריגים. שולחנות הניתנים לפירוק מפורקים בזהירות על ידי נגרים מומחים. עבור שולחנות עשויים פלטה אחת מזכוכית או מעץ מאסיבי שאינם מתפרקים, החברה מתאמת שימוש במנוף זרוע חיצוני, המעלה את השולחן דרך חלון מפורק או פתח ייעודי בחזית המגדל ישירות אל החלל המבוקש.
שאלה: כיצד נמנעת עצירת עבודה של ההנהלה הבכירה בעת המעבר?
תשובה: עצירת הפעילות נמנעת על ידי ביצוע המעבר בסופי שבוע (החל מיום חמישי בערב ועד מוצאי שבת). המנהלים עוזבים את המשרד הישן ביום חמישי ומתחילים את השבוע ביום ראשון בבוקר במשרד החדש, כאשר כל הציוד, הריהוט, המחשבים והטלפונים כבר מחוברים ופועלים באופן מלא.
שאלה: האם חברת ההובלות מטפלת גם בתליית תמונות ומסכים על הקירות?
תשובה: כן, שירות מקיף למשרדי הנהלה כולל אנשי מקצוע מתחום ההנדימן וההתקנות, אשר תולים תמונות, תעודות, מסכים ומערכות שמע בדיוק במקומם המיועד, תוך שימוש במכשירי פילוס לייזר ובדיקת תשתיות קיר למניעת פגיעה בצנרת או בחיווט פנימי.
מעבר של משרדי הנהלה הוא פרויקט הדורש תפיסה שונה לחלוטין מהובלה עסקית רגילה. כאן נמדדת המקצועיות לא רק ביכולת לשאת משקלים כבדים, אלא בעיקר בירידה לפרטים הקטנים ביותר: כבוד לציוד יוקרתי, רגישות לסודיות עסקית, שמירה קפדנית על תשתיות המבנה, ויכולת להעניק למנהלי החברה שקט נפשי מלא לאורך כל הדרך.
בחירה מושכלת בחברה בעלת ניסיון מוכח בתחום של הובלות למשרדי הנהלה מבטיחה שירות ברמת כפפות לבנות, דיסקרטיות מוחלטת ועמידה מדויקת בלוחות הזמנים. כאשר הפרויקט מנוהל ביד רמה על ידי מומחים, ההנהלה הבכירה יכולה להמשיך להוביל את הארגון ללא שום הפרעה, ולהיכנס למשכנה החדש מתוך תחושת ביטחון, גאווה והתחדשות עסקית מלאה.
"כאשר העברנו את משרדי ההנהלה של בית ההשקעות שלנו לקומה ה-28 במגדל משרדים בתל אביב, החשש הגדול ביותר היה מפגיעה בשולחנות הדירקטוריון העשויים עץ אגוז איטלקי ובאוסף האמנות היקר של החברה. שכרנו צוות מקצועי שהוכיח מיומנות יוצאת דופן: כל יצירת אמנות נארזה בארגז עץ ייעודי ומרופד, הרהיטים נעטפו בדיוק מופתי, והעבודה כולה התבצעה בלילה אחד שקט להפליא. ביום ראשון בבוקר חברי ההנהלה נכנסו למשרדים כשהכל עמד בדיוק במקומו, כולל חיבורי המחשב ומערכות שיחות הוועידה. זו הייתה חוויית שירות מעולה ברמה הגבוהה ביותר שנתקלתי בה."
— גלעד נבון, סמנכ"ל תפעול ונכסים, בית השקעות
"העתקת לשכות השותפים בפירמת עורכי הדין שלנו הייתה משימה רגישה מאין כמותה, בעיקר בשל כמויות עצומות של מסמכים משפטיים חסויים וספריות משפט עתיקות. צוות ההובלה פעל בסטנדרטים של אבטחה מחמירה: כל המסמכים נאטמו במכלים מאובטחים עם אזיקונים ממוספרים, וכל ספרייה צולמה ושוחזרה במשרד החדש בצורה מושלמת, ספר לפי ספר. היחס האישי, הדיסקרטיות והשקט הנפשי שליוו אותנו ראויים לכל הערכה. לא נרשמה אפילו דקה אחת של עצירת עבודה עבור השותפים. מומלץ בחום לכל ארגון שמחפש מקצועיות ללא פשרות."
— מאיה צור, שותפה מנהלת ומנהלת משרד, פירמת עורכי דין
"ניהלתי פרויקט מורכב של העברת מטה ההנהלה הראשית של חברת ההחזקות שלנו. האתגר הלוגיסטי המרכזי היה שולחן ישיבות מזכוכית באורך של שישה מטרים שלא נכנס בשום מעלית. חברת ההובלה תיאמה מנוף חיצוני מיוחד, קיבלה את כל האישורים מול הנהלת המגדל והמשטרה, והכניסה את השולחן בזהירות מופלאה ישירות דרך החלון לקומה העליונה ללא פגע. לצד זאת, היחס לכל פרט אישי של המנכ"ל ויושב הראש היה מושלם. ביום ראשון הכל תיקתק כמו שעון שוויצרי. שירות נדיר, אדיב ומקצועי ביותר."
— אסף אילון, מנכ"ל ויושב ראש, חברת החזקות
