עדכונים | העברת משרדי Facebook בישראל מרוטשילד ת״א למתחם שרונה, הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״מנורה מבטחים״ מתל-אביב לרמת-גן הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״טבע״ בעיר פתח-תקווה הסתיימו בהצלחה!
העברת משרדי ״HERBALIFE״ לעזריאלי חולון הסתיימו בהצלחה!
מעבר חברת פייפאל למגדל אלקטרה ת"א, הסתיים בהצלחה!
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בקרב מנהלי חברות היא המחשבה שמעבר משרד בתוך אותו מבנה הוא משימה פשוטה שאינה דורשת היערכות מיוחדת. התפיסה הרווחת גורסת כי בהיעדר משאיות הובלה, נסיעה בכבישים בינעירוניים ופריקה ממושכת ברחוב, כל מה שנדרש הוא פשוט לקחת את הציוד, להיכנס למעלית ולעלות או לרדת כמה קומות. אולם, במציאות העסקית של מגדלי המשרדים המודרניים, מדובר באחד האתגרים הלוגיסטיים המורכבים והרגישים ביותר בעולם של הובלות משרדים. בפועל, העברת משרדים בין קומות מציבה שורה של צווארי בקבוק ייחודיים הנובעים מניהול שינוע אנכי אינטנסיבי במרחב משותף, פעיל ומפוקח.
במגדלי תעסוקה רבי-קומות פועלות במקביל עשרות חברות, מאות עובדים ואלפי מבקרים ביום. המעליות, המסדרונות, לובי הקומות ודלתות החירום מהווים שטחים ציבוריים בעלי רגישות גבוהה. חסימה בלתי מתוכננת של מעלית משא, שריטה של חיפוי קיר יוקרתי, או גרימת רעש בשעות העבודה הרגילות עלולים להוביל לעימותים מול הנהלת המגדל, לקנסות כספיים כבדים ואף לעצירה מיידית של הפרויקט. יתרה מזאת, כאשר מדובר בחברות טכנולוגיה, משרדי עורכי דין או גופים פיננסיים, כל דקה שבה עמדות המחשב מנותקות מתורגמת לפגיעה ישירה ברציפות התפקודית ובהכנסות החברה.
מדריך זה פורס בפניכם את התשתית הלוגיסטית, ההנדסית והניהולית הנדרשת עבור העברת משרדים בין קומות בצורה יעילה, מדויקת ובטוחה, ללא תקלות וללא עצירת הפעילות העסקית.
הצורך בהעתקת פעילות בין קומות באותו בניין נובע בדרך כלל ממספר תרחישים ארגוניים מובהקים:
חברה שהחלה את דרכה בחצי קומה ומגייסת עובדים בקצב מהיר מגיעה למצב שבו המרחב הקיים צר מלהכיל את הצוותים. במקום לעזוב מתחם מוכר, לשנות כתובת רשמית ולהטריח את העובדים בשינוי דרכי ההגעה, החברה שוכרת קומה שלמה או קומה גדולה יותר באותו המגדל.
בארגונים גדולים נוצר לעיתים צורך באיחוד צוותים שעבדו בקומות נפרדות, או לחלופין בהעברת מחלקה שלמה (כגון שירות לקוחות, פיתוח או כספים) לקומה ייעודית כדי לשפר את זרימת העבודה ואת תנאי האקוסטיקה.
חברות רבות מתאימות את שטח הנדל"ן שלהן לתרבות העבודה המודרנית. צמצום שטח המשרד ומעבר מקומה גדולה לקומה קומפקטית יותר מאפשר חיסכון כספי ניכר בדמי שכירות ובדמי ניהול, תוך שמירה על המיקום העסקי והיוקרתי של החברה.
השוני המרכזי בין מעבר רגיל לבין העברת משרדים בין קומות טמון באתגר השינוע האנכי:
כדי להבטיח תהליך שקט ומדויק, יש לפעול לפי שלבי עבודה סדורים:
נציג מוסמך מטעם חברת ההובלה מבצע סיור מקיף בשתי הקומות ובנתיבי המעבר ביניהן. הסקר כולל:
כשבועיים לפני המעבר, חובה להסדיר את כל האישורים מול הנהלת הבניין:
אחד הכשלים הגדולים במעבר בין קומות הוא פריקת ציוד בקומת היעד ללא סדר, מה שיוצר חסימה מוחלטת של המרחב. תוכנית העמדה אדריכלית של הקומה החדשה קובעת לכל עמדה, חדר ומחלקה מספר ייעודי וצבע מזהה. כל עמדת עבודה, מחשב, כיסא וארגז מסומנים במדבקה תואמת, כך שצוות ההובלה מעלה את הציוד ישירות אל המיקום הסופי שלו.
בטרם הזזת הפריט הראשון, צוות ההובלה פורס אמצעי הגנה לאורך כל מסלול השינוע בשתי הקומות ובמעלית:
השינוע מתבצע לפי סדר הגיוני: תחילה מועברים הריהוט הכבד ועמדות העבודה, לאחר מכן תשתיות המחשוב, ולבסוף הארגזים האישיים והציוד הכללי. העבודה מתנהלת בסבבים קבועים המותאמים למשקל המותר במעלית, תוך הקפדה על סגירה שקטה ופתיחה מבוקרת בכל קומה.
בקומה החדשה, נגרים מיומנים מרכיבים את השולחנות, תאי הטלפון והמחיצות. מיד אחריהם נכנסים אנשי התמיכה הטכנית לחיבור המסכים, תחנות העגינה ומערכות התקשורת, עד להפעלה מלאה של כל עמדה.
פגיעה ברצף העבודה השוטף של החברה עלולה להוביל להפסדים כספיים כבדים, עיכוב בפיתוח ופגיעה ישירה בלקוחות. כאשר מדובר על העברת משרדים בין קומות, הדרך הטובה ביותר למנוע השבתת פעילות היא תזמון המעבר לשעות שאינן שעות עבודה רגילות, או ניהול המעבר במודל של פעימות מדורגות.
זוהי המתכונת הנפוצה והיעילה ביותר עבור חברות הייטק, משרדי עורכי דין ותאגידים:
בארגונים גדולים במיוחד הכוללים מאות עובדים, ניתן לחלק את המעבר למספר שלבים לאורך שבוע:
גם כאשר המרחק בין המשרדים הוא כמה מטרים אנכיים בלבד, הסכנה לפגיעה בציוד אלקטרוני נותרת בעינה. חברה מקצועית המבצעת העברת משרדים בין קומות מיישמת נהלי בטיחות מחמירים:
המשרד המודרני כולל ריהוט מתוחכם הדורש ידע טכני רב בעת מעבר בין קומות:
העובדה שההובלה מתבצעת כולה בתוך המבנה אינה מפחיתה מהצורך בכיסוי ביטוחי מקיף:
שאלה: האם מעבר משרד בין קומות זול יותר ממעבר משרד לבניין אחר?
תשובה: ברוב המקרים העלות אכן נמוכה יותר, מכיוון שנחסכות עלויות השינוע במשאיות, הדלק והנסיעה בכבישים. עם זאת, החלק הארי של עלות ההובלה נובע מעבודת הכפיים: פירוק והרכבת ריהוט, אריזת ציוד המחשוב, זמני שינוע אנכיים ארוכים במעלית וההגנה על תשתיות המבנה. לכן, הפער בעלויות אינו דרמטי כפי שרבים נוטים לחשוב.
שאלה: כמה זמן מראש יש לשריין את מעלית המשא מול הנהלת המגדל?
תשובה: מומלץ לשריין את מעלית המשא לפחות שלושה עד ארבעה שבועות מראש. במגדלי משרדים מרכזיים קיים ביקוש גבוה למעליות משא לצורך אספקת סחורות, שיפוצים ומעברי חברות אחרות, במיוחד בסופי שבוע ובסוף חודש קלנדרי.
שאלה: האם ניתן להשתמש במדרגות במקום להמתין למעלית המשא?
תשובה: מדרגות חירום מיועדות בראש ובראשונה למילוט במצבי חירום, והשימוש בהן למשאות כבדים אסור על פי רוב בתקנוני הבטיחות של המגדלים. יחד עם זאת, צוותי הובלה מיומנים עשויים להשתמש במדרגות להעלאת ארגזים קלים או פריטים אישיים בודדים בין קומות סמוכות, ובלבד שנשמרת הבטיחות ודלתות האש אינן נחסמות.
שאלה: מה קורה במצב שבו שולחן ישיבות אינו נכנס במעלית המשא?
תשובה: במסגרת סקר האתר המקדים, מודדים את כל הפריטים החריגים. במידה ופריט מסוים אינו נכנס במעלית ולא ניתן לפרקו, נבחנת האפשרות להעלותו בזהירות רבה דרך חדר המדרגות הרחב. במקרים נדירים שבהם גם זה בלתי אפשרי, נדרש שימוש במנוף הרמה חיצוני דרך פתח ייעודי בחזית המבנה.
שאלה: כיצד נמנעת עצירת עבודה במהלך המעבר?
תשובה: עצירת הפעילות נמנעת על ידי ביצוע המעבר בסוף השבוע (החל מיום חמישי אחר הצהריים ועד מוצאי שבת). העובדים מסיימים שבוע עבודה בקומה הישנה ומתחילים את השבוע החדש ביום ראשון בבוקר בקומה החדשה, כאשר כל הציוד, הריהוט, המחשבים והטלפונים כבר מחוברים ופועלים באופן מלא.
המעבר של משרד לקומה אחרת באותו הבניין הוא מהלך אסטרטגי המעיד על התפתחות והתאמה של הארגון לצרכיו המשתנים. למרות הפיתוי להתייחס אליו כאל מבצע פשוט ונטול סיכונים, המציאות הלוגיסטית מוכיחה כי ניהול שינוע אנכי במגדל משרדים דורש מקצועיות ללא פשרות, תכנון הנדסי מדויק ותיאום מושלם מול הנהלת המבנה.
בחירה בחברה מנוסה המתמחה בביצוע של העברת משרדים בין קומות מבטיחה שקט נפשי, שמירה מלאה על תשתיות המגדל ועל רכוש החברה, והגנה על מערכות המחשוב היקרות. כאשר הפרויקט מנוהל ביד רמה, המעבר מתבצע במהירות שיא וללא שום השבתת פעילות, ומאפשר לחברה שלכם להתחיל את השבוע החדש במרחב המשודרג כשהיא מלאת אנרגיה, מאורגנת ומוכנה להמשך הצלחה עסקית.
"כאשר החברה שלנו צמחה מחמישים למאה עובדים, שכרנו קומה שלמה מעל המשרד הקיים שלנו במגדל ברמת גן. היינו בטוחים שזה יהיה תהליך פשוט, אבל מהר מאוד הבנו שניהול מעלית המשא במגדל פעיל הוא סיוט לוגיסטי. חברת ההובלות ששכרנו הפגינה מקצועיות מדהימה: הם ביצעו סקר אתר מקדים, תיאמו מול הנהלת המבנה, מיגנו את המעלית ואת המסדרונות בלוחות הגנה מיוחדים, וביצעו את כל ההעברה במהלך סוף שבוע אחד. ביום ראשון בבוקר העובדים עלו קומה, התיישבו בעמדות המחוברות והחלו לעבוד כרגיל. שירות מתוקתק, מדויק וללא שום נזק."
— יורם שפירא, מנהל תפעול ולוגיסטיקה, חברת פיננסים והשקעות
"היינו צריכים לפצל את מחלקת הפיתוח ולהעביר שבעים מתכנתים שלוש קומות למטה באותו בניין בתל אביב. החשש הגדול ביותר היה מעצירת הפעילות של צוותי הפיתוח ומפגיעה במסכים הרגישים. צוות ההובלות הגיע עם ארגזי פלסטיק קשיחים, יריעות אנטי-סטטיות ועגלות מיוחדות עם גלגלי אוויר שמנעו כל טלטול. כל עמדה תויגה בקוד צבע והגיעה בדיוק למקומה בקומה החדשה. הנגרים הרכיבו את שולחנות העמידה המתכווננים ברמת גימור מושלמת. המעבר כולו הסתיים בתוך לילה אחד ללא שום תקלה. ממליצה בחום לכל ארגון שמעריך מקצועיות."
— ענת פרידמן, סמנכ"לית משאבי אנוש, חברת פיתוח תוכנה
"ניהלתי פרויקט מורכב של מעבר הנהלה וחדרי דירקטוריון בין קומות במגדל משרדים יוקרתי בהרצליה פיתוח. המשימה כללה שולחנות ישיבות ענקיים מעץ מלא, מחיצות זכוכית עדינות וציוד ועידה יקר ערך. המובילים פעלו ברגישות וברמת דיוק של מנתחים: שום שריטה לא נרשמה על הרהיטים או על קירות המעלית. היחס האישי, השקט שבו התנהלה העבודה והעמידה הבלתי מתפשרת בלוחות הזמנים ראויים לכל שבח. זו הייתה חוויית השירות הטובה ביותר שפגשתי בתחום ההובלות."
— דרור אביב, מנהל רכש ובינוי, חברת שירותים גלובלית
